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電子メールのビジネスマナー

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TEntryTitle$>についてのマナーなどを紹介していきます。

最近では、ビジネスにおける連絡にももっぱら電子メールが活用されるようになりました。電子メールのメリットは、伝えたいことがすぐ伝わる。また、受け取った相手も読めるときに受信して読むために、送信する時間などを気にする必要が無いという点が挙げられます。

実際、私も様々なビジネスシーンにおいて電子メールを活用しています。ただし、電子メールはその手軽さと無機質さゆえの問題点も抱えています。最近は何でも電子メールで済ませてしまおうとする人も多いですが、以下のような点も考えて電子メールを使うようにしましょう。

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電子メールをビジネス利用する際の注意・ポイント

電子メールをビジネスの場で使う際の注意点・マナーのポイントなどを紹介していきます。

電子メールの基本とメリット・デメリット
まずは、電子メールの基本を理解しましょう。電子メールを送る際には、どういった入力項目があり、それぞれがどんな機能を持っておくのかなど電子メールの基本を説明します。


宛先・CC・BCCの使い分け
電子メールを送る際、アドレスの入力欄には「宛先」「CC」「BCC」の三種類があります。これは、その項目にメールアドレスを入力した場合、相手にそのメールが届くといった結果は同じですが、意味合いは大きく変わってきます。


ビジネスメールの基本とマナー
ビジネスメールの基本では、ビジネスの現場で電子メールを利用する際に心がけておきたい、ビジネスメールの基本的なポイントや書き方などを分かりやすく解説していきます。ビジネスメールの基本は「わかりやすさ」です。多い人は一日に何百通ものメッセージ(メール)を受け取るわけですから、こうした基本を抑えておくことがポイントです。


電子メールは完璧なツールではない
最近、特に若手のビジネスマンに見られるのが、全ての用件を電子メールで送るというものです。確かに電子メールは便利ばビジネスツールです。しかし、電子メールが手紙や電話、FAXなどの他の通信ツールと比べて全ての面で優れているわけではありません。ここでは、電子メールの使いどころと他の通信ツールと違いを説明していきます。


電子メールと添付ファイルのマナー
電子メールの中でも便利な機能が「添付ファイル」です。これは電子メールにword(ワード)やexcel(エクセル)といったファイルをメールと一緒に送ることができるというものです。しかし、この添付ファイルはむやみに使うと相手に迷惑を掛けてしまう場合がありますので注意が必要です。


会社PCでの私用メールは厳禁
会社のパソコンから私用のメールを打ったりするのは厳禁です。業務中に無関係なことをしているというもの一つですが、会社のパソコンの場合、ネットワーク管理者(会社の総務など)はそのメールの内容をチェックできるようになっている場合があります。


陥りやすい電子メールのマナー違反
ここでは、間違ってやってしまいそうな、電子メールに関するマナー違反な行為を紹介していきます。意図的でなくても、ネットワークを使う電子メールは多くの人に迷惑を掛けてしまうことがあります。しっかりと学習しましょう。


電子メールの便利機能を活用しよう
ここでは、電子メールにおいて非常に便利な様々な機能を紹介していきます。主に、マイクロソフトのoutlookをベースに知っておくと便利な小技や機能を紹介します。活用すればビジネスにおける電子メールがもっと活用できるはずです。


ビジネスメールでHTMLメールはNG
Outlookなどのメールソフトについている機能に「HTMLメール」というものがあります。HTMLとは、ホームページなどに使われている機能で、文字に色をつけたり、メール内に画像を貼り付けたりできる機能です。一見、メールの重要なところ目立たせたり、画像で説明できたりと良いことのように思われますが、ビジネスでのHTMLメールは基本NGとされています。なぜでしょうか?

 

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