ビジネスマナー講座

会社PC・社用メールを私用利用しない理由｜個人クラウド・自動転送の注意

会社PCや社用アカウントは、会社の業務、契約、情報管理ルールに基づいて貸与・発行されるものです。

私用利用を避ける主な理由

個人メールへの自動転送

在宅勤務やスマートフォンで確認するためでも、社用メールを個人メールへ自動転送すると、すべての受信内容が会社の管理外へ複製されます。転送先の誤り、個人端末の紛失、家族との共用、退職後の残存にもつながります。

個人情報保護委員会の年次報告には、職員が個人メールアドレスへ自動転送する設定を行い、個人データが漏えいした事案も掲載されています。仕事をしやすくするための設定でも、承認と安全確認なしに行わないでください。

個人クラウド・個人端末へ移さない

ファイル容量や共有のしやすさを理由に、個人契約のストレージ、メッセージアプリ、USBメモリへ移すと、アクセス停止、ログ確認、削除証明が難しくなります。会社が承認した共有方法が使いにくい場合は、担当部署へ業務要件を伝えて代替手段を確認します。

どうしても例外が必要な場合

1. 必要な業務、期間、情報の種類を整理する
2. 上司や情報システム・情報管理担当へ相談する
3. 承認された端末、VPN、仮想デスクトップ、共有方法を使う
4. 保存範囲、削除時期、事故時の連絡先を確認する

退職・異動・端末返却時

• 業務メール、共有ファイル、連絡先を正式な保管場所へ引き継ぐ
• 個人アカウントを共同管理者や復旧先に設定したままにしない
• 予約送信、自動転送、自動振り分け、外部アプリ連携を解除する
• 会社の手順に従って端末と認証機器を返却する
• 個人側に残った業務データを勝手に保管せず、削除方法を確認する

社用アカウントでの私的登録

通販、SNS、個人的なサブスクリプションの登録に社用アドレスを使うと、退職後に利用できなくなり、会社へ請求や通知が届くことがあります。業務上必要なサービスは、契約主体、管理者、請求先、引継ぎ方法を決めて登録します。