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電話をかける前のチェック
電話をかける前に、目的、相手、資料、メモ、折り返し条件を準備する方法を説明します。
電話は相手の時間をその場で使う連絡手段です。短い用件でも、目的、相手、確認事項を整理してからかけると、聞き漏れや言い直しを減らせます。
電話前の準備で会話の質が決まる
電話はすぐ確認できる便利な手段ですが、準備がないままかけると、相手の時間を余計に使わせてしまいます。用件、確認事項、必要な資料、決めたいことを先に整理します。
記録に残すべき依頼や条件変更は、電話だけで終わらせず、通話後にメールやチャットで要点を共有します。電話と記録を組み合わせることで、認識違いを防げます。
- 相手の部署・氏名・電話番号を確認する
- 伝える順番をメモしておく
- 通話後に残す記録の方法を決めておく
電話前に決めておくこと
- 目的：何を伝える、何を確認する、何を依頼する電話なのか
- 相手：会社名、部署名、氏名、役職、電話番号が正しいか
- 要点：最初に伝える一文と、確認したい項目
- 資料：見積書、日程表、注文番号、過去のメールなど
- 次の行動：折り返し、メール送付、資料共有、面談設定のどれに進むか
電話でなくてもよい用件を見分ける
記録を残したい依頼、複数人で共有したい資料、長文の説明はメールやチャットの方が適しています。一方で、緊急の確認、相手の反応を見ながら調整したい内容、誤解が起きている内容は電話が有効です。電話後に決定事項をメールで残すと、行き違いを防げます。
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