仕事のスマホマナー｜会議中の着信・外出先の通話と通知
仕事中のスマートフォンは、着信にすぐ出ることより、話せる場所か、今対応が必要かを確かめて使います。会議では音と画面の通知を整え、外出先では周囲に聞かれて困る内容を話さないことが基本です。通話できないときは、安全に連絡できる場所へ移ってから、折り返しや別の連絡方法を相談しましょう。
更新・資料確認：
会議前は着信音だけでなく、振動と通知の表示も確認する
マナーモードでも、机に置いた端末の振動音が響いたり、通知の本文が周囲に見えたりすることがあります。端末やアプリによって設定が異なるため、会議に入る前に次の点を確かめます。
- 音と振動：着信・メッセージ通知に加え、アラームや動画・音声の再生音も確認する。
- 画面の表示：ロック画面に顧客名やメッセージ本文が表示されないよう、会社の方針と端末の設定を確認する。
- 端末の置き方：振動が響く場所を避け、使わない間は手元で管理する。席を離れるときは持っていく。
- 業務上の利用：資料確認や認証に必要なら、「資料を確認するため、スマートフォンを使います」と用途を伝える。
端末の持ち込みや電源について指定がある会場では、その案内に従います。オンライン会議に同じ端末で参加する場合は、通知を抑える設定に加え、マイクやイヤホンの確認も必要です。オンライン会議の準備と参加中のマナーも確認してください。
会議中の着信は、緊急度と退席の必要性で判断する
| 状況 | その場での対応 |
|---|---|
| 後で確認できる連絡 | 着信音や振動を止め、会議の区切りや終了後に履歴を確認する。席で通話を始めない。 |
| 急ぎの連絡が来ると事前に分かっている | 開始前に進行役へ事情と退席の可能性を伝え、連絡が入ったときの対応を相談しておく。 |
| 予定外の着信で、今の対応が必要と判断した | 短く断って退席し、通話でき、周囲に内容が漏れにくい場所へ移る。廊下でも人が多い場所は避ける。 |
事前に相談する言い方
「本日、納品に関する急ぎの連絡が入る可能性があります。連絡があった際は、一度席を外してもよろしいでしょうか」
誰からの連絡でも無条件に退席するのではなく、会議中に判断が必要な案件かを共有します。会議への影響が大きい場合は、社内の別の担当者に一次対応を頼めるか、事前に相談しておく方法もあります。
急に退席する場合の言い方
「申し訳ありません。急ぎの確認が必要な連絡のため、少し席を外してもよろしいでしょうか」
会議室で詳しい用件を説明したり、相手と話しながら歩き出したりせず、まず会議への配慮と安全な移動を優先します。相手には通話できる場所へ移ってから応答します。
外出先で話せないときは、折り返せる条件を伝える
駅のホーム、人の多いカフェ、取引先の待合室などでは、声が聞き取りにくかったり、話の内容が周囲に聞こえたりします。歩きながら端末を操作せず、安全な場所で立ち止まって確認しましょう。
短い通話が許され、安全に応答できる場所なら、状況と次の連絡を伝えます。
「お電話ありがとうございます。○○社の田中です。ただいま移動中で、詳しいお話を伺える状況ではございません。本日15時ごろにこちらからお電話してもよろしいでしょうか」
時刻を提案するのは、その時間に自分が通話できる見込みがある場合です。予定が読めなければ、無理に「10分後」などと約束せず、会社で認められたメールやチャットを使えるか、相手と連絡方法を相談します。相手の締切があると分かったら、社内で対応できる担当者への連絡も検討します。
通話できない場所では、断るためだけに電話を取らない
車内や施設に通話を控える案内がある場合は、その場で応答せず、移動後に履歴や留守番電話を確認します。メッセージを送れる場合も、会社が認める連絡手段と宛先を使い、送信しただけで相手に伝わったとは判断しません。
鉄道のルールは事業者や車両により異なります。JR東日本のTRAIN DESKは、座席での通話やWEB会議が可能な車両で、小さな声やヘッドセットなどの配慮が求められます。同社の案内では、それ以外の車内はマナーモードにし、座席での通話を控える扱いです。利用する列車・車両の最新案内を確認してください。
イヤホンを使っても、自分の声や画面から情報は伝わる
イヤホンは相手の声が周囲へ流れるのを抑えますが、自分が話す顧客名、金額、契約内容までは隠せません。小声でも秘密を守れるとは限らないため、周囲に人がいる場所では機密性の高い話を始めず、通話場所や連絡方法を変えます。スピーカー通話も避けましょう。
スマートフォンには画面ロックを設定し、使い終わったらロックします。通知の表示を抑えても、端末を開けばメールや資料が見えるため、隣の人からのぞき込まれない位置で使い、端末を置いたまま離れないようにします。IPAも、スマートフォン等への画面ロック設定と、端末を放置しないことを勧めています。
ホワイトボードや資料を撮る前に、撮影と共有の可否を確認する
会議の記録として撮影したい場合は、主催者や資料の管理者へ確認します。撮影を認められても、ほかの参加者、別の案件の資料、画面の通知などが写り込んでいないか確かめ、保存先と共有範囲は会社のルールに従います。個人のクラウドや私用チャットへ独断で移さないようにしましょう。
端末を紛失した場合は、会社で定めた連絡先へ速やかに報告します。自分の判断でアカウントや端末の設定を変える前に、管理担当者の指示を受けてください。詳しい情報の扱いは、重要情報を扱うときの注意点と情報セキュリティの基本も参考になります。
同僚の携帯番号は、伝えてよい連絡先かを確かめる
携帯番号を聞かれたら、会社が案内を認めている業務用の連絡先なのか、本人の私用番号なのかを確認します。自分が知っているという理由だけで、私用番号や案内の可否が分からない番号を伝えないようにします。
「携帯番号のご案内は確認が必要ですので、ご連絡先を伺い、本人へ折り返しのご希望を申し伝えます」
折り返しの希望を預かることと、本人がすぐに電話できることは別です。相手の名前、会社名、連絡先、用件、希望する時間を確認して担当者へ伝え、本人の予定を確かめずに折り返し時刻を約束しないようにします。