ビジネスマナー講座

間違いやすいビジネスマナー｜敬語・名刺・電話・メールの見直し

ビジネスマナーは、決まり文句を暗記するためではなく、相手に敬意を示し、用件を正確に伝え、仕事を安全に進めるための共通動作です。迷ったときは「相手が意味を取り違えないか」「必要以上の負担や情報開示がないか」で判断します。

敬語・言葉遣い

社内の普段の会話と、社外・正式な場面では適切な丁寧さが違います。表現だけを直しても、本題や期限が曖昧なら伝わりません。

宛名・敬称

• 会社・部署宛ては「御中」、個人名が分かるときは「様」を使い、同じ宛先へ重ねない
• 「部長様」ではなく、「営業部長 山田様」または「山田部長」とする
• 一斉連絡の「各位」に原則として「様」を重ねない

詳しくは御中と様の使い分けと役職名＋様の使い方で確認できます。

名刺交換

• 名刺を出す順番だけに気を取られ、相手の名前を確認しない
• 受け取った名刺をすぐポケットへ入れる
• 名刺を交換しただけで、広告メール配信へ同意したと考える
• 名刺管理アプリへ私物端末から無断登録する

所作は名刺交換のマナー、交換後は名刺の管理方法を確認してください。

電話対応

メール・チャット

• 件名が「ご連絡」「お願い」だけで、用件と期限が分からない
• CCとBCCを確認せず、メールアドレスを不要な相手へ表示する
• 添付したと書いてファイルを付け忘れる
• 短いチャットで「至急お願いします」とだけ送り、理由と期限を書かない

ビジネスメールの基本、To・CC・BCCの使い分け、返信・転送・引用のマナーで具体例を確認できます。

来客・訪問

• 来客へ待ち時間を伝えず、担当者を探しに行く
• アポなし来客に、その場で面会できると約束する
• 席次を優先しすぎ、画面が見えない席や移動しにくい席へ案内する
• 訪問先で共有Wi-Fi、画面、会話から社内情報を不用意に扱う

迎える側は来客対応、訪問側は取引先訪問の流れを確認してください。

迷ったときの4つの判断

1. 相手の名前、用件、期限を正確に確認できるか。
2. 相手が断る、質問する、別案を出す余地があるか。
3. 会社・個人の情報を必要以上に開示していないか。
4. 慣行より、安全、アクセシビリティ、相手の希望を優先すべき場面か。