ビジネスマナー講座

ビジネスで手紙を送る場面｜メールとの使い分け・書き方・送り方

ビジネスの手紙は、メールより丁寧に見せるためだけのものではありません。節目の挨拶を形に残す、署名済みの書類や資料を届ける、正式な通知として受取人へ伝えるなど、紙で送る目的があるときに選びます。

手紙・メール・チャットの使い分け

相手が希望する連絡手段や社内規程がある場合は、それを優先します。手紙を送った後に、メールで到着予定と対応依頼を知らせるなど、複数の手段を組み合わせても構いません。

手紙が役立つ6つの場面

1. 節目の挨拶を正式に知らせる

就任、退任、事務所移転、組織変更、周年など、取引関係に影響する節目は手紙や挨拶状が向きます。変更日、連絡先、相手に必要な対応を明記し、送付先リストを最新にします。

2. 面談・紹介・贈答へのお礼を伝える

まずメールで速やかにお礼を伝え、特に大切な機会では後から短い手紙を送る方法があります。定型文だけで終わらせず、何に助けられたか、今後どう生かすかを一つ具体的に書きます。

3. 原本や冊子を届ける

契約書、証明書、申請書、カタログなどを送るときは、手紙というより発送業務として管理します。送付状に内容物と部数を書き、控えと発送記録を残します。

4. 正式な案内・通知を出す

開催案内、価格・条件の変更、休業案内などは、相手が判断できるよう、適用日、対象、変更点、問い合わせ先を書きます。法令や契約で通知方法が指定される場合は、その要件を確認します。

5. 謝罪後の説明を形に残す

事故、納期遅延、誤送付などは、電話やメールで速やかに第一報を行います。事実関係、影響、当面の対応、再発防止が整理できた段階で書面を送ることはありますが、手紙の形式を整えるために初動を遅らせません。

6. 慶弔の気持ちを伝える

年賀状、祝電、弔電、礼状などは、相手の方針や宗教・地域の慣習、会社の贈答規程を確認します。一律送付ではなく、関係と目的に合わせます。

はがきと封書の選び方

機密情報や個人情報を含む場合は、封筒に入れるだけで十分とは限りません。宛先のダブルチェック、内容物の限定、適切な郵送サービス、発送記録を組み合わせます。

手書きと印刷は目的で決める

手書きなら必ず気持ちが伝わり、印刷なら失礼になるわけではありません。大量の挨拶状や正式通知は、読みやすく表記を統一できる印刷が実務的です。個別のお礼では、本文を印刷し、相手との出来事に触れる一文だけ自筆で添える方法もあります。

• 相手の氏名・会社名を誤らない
• 誰でも読める文字と大きさにする
• 社外秘や個人情報を不用意に書かない
• 社名入り用紙や署名の使用権限を確認する

作成から発送までの7ステップ

1. 送る目的と、受取人にしてほしいことを一文で決める。
2. 相手の会社名、部署、役職、氏名、住所を確認する。
3. 手紙、メール、電話など目的に合う手段を選ぶ。
4. 結論と必要情報を先に整理し、文面を作る。
5. 宛名、日付、内容物、個人情報を別の人またはチェックリストで確認する。
6. 重要度に応じて郵送サービスを選び、発送記録を残す。
7. 期限のある用件は到着後の連絡と対応状況を確認する。

• 日本郵便「手紙を書くときのポイント ビジネス編」
• 日本郵便「手紙の基本形式」

最終確認日: 2026年7月31日