ビジネスマナー講座

ビジネス文書を郵送する方法｜封入・宛名・送付状・発送確認

ビジネス文書の郵送では、きれいに封入すること以上に、正しい相手へ、正しい確定版を、必要な期日までに届けることが重要です。作成、照合、封入、発送、到着確認を一つの手順として管理します。

発送前にそろえるもの

• 承認済みの最終版と必要部数
• 送付状。送付目的、内容物、部数、連絡先を書く
• 内容物に合う封筒と、必要に応じてクリアファイル
• 宛先の正式な会社名、部署名、氏名、郵便番号、住所
• 控え、承認記録、発送管理番号など社内で必要な記録

契約書など複数当事者が保管する文書は、返送してもらう部数、署名・押印箇所、返信期限、返信用封筒の有無も確認します。

送付状に書く項目

封入の順番と向き

1. 送付状を一番上に置く。
2. 送付状に記載した順に書類をそろえる。
3. ページ番号、表裏、署名欄、付箋の指示を確認する。
4. 必要に応じてクリアファイルへ入れ、雨や折れを防ぐ。
5. 封筒へ無理なく収まる折り方またはサイズを選ぶ。

A4書類を折らずに送るなら角形の封筒、三つ折りにするなら長形の封筒が使われます。履歴書、証明書、製本した契約書など、折らない指定がある文書は大きさに合う封筒を使います。

宛名と封かん

• 法人格を「（株）」などと省略せず、会社名・部署名を正式に書く
• 組織宛ては「御中」、個人宛ては氏名に「様」を付け、併用しない
• 差出人の住所、会社名、部署、氏名を裏面などへ書く
• のりで確実に封をし、テープやホチキスだけに頼らない
• 封をした後、宛名ラベルと発送管理表をもう一度照合する

日本郵便は、封筒の宛名には住所・会社名・部署名を略さず書き、「御中」と「様」を重ねないよう案内しています。料金は改定されることがあるため、封筒の大きさと重さを測り、投函前に公式料金表で確認します。

普通郵便・記録が残る郵送方法の選び方

レターパックは追跡できますが、損害賠償の対象ではなく、現金や貴金属などは送れません。契約や法令で通知方法が定められている場合は、便利さだけで選ばず、その要件に合うか確認してください。

個人情報・機密書類の誤送付を防ぐ

1. 送付対象者と送る情報を必要最小限にする。
2. 封入作業台に、同時に複数人分の書類を置かない。
3. 宛先と内容物を、一覧またはバーコードなどで照合する。
4. 機密性に応じて、ダブルチェック、追跡、受領確認を行う。
5. 誤送付に気づいた場合の連絡先、回収、社内報告手順を決める。

個人情報保護委員会の監査チェックリストでも、情報の内容に応じた複数職員による確認やチェックリストの活用が、誤送付防止策として示されています。

発送後に記録すること

• 発送日、宛先、送付物、部数、担当者
• 利用したサービスと追跡番号
• 原本・控え・電子データの保管場所
• 到着予定日、返送期限、確認日
• 不達・返送・不足が起きた場合の対応

契約書や重要書類は、発送後の控え、相手から戻った締結版、承認記録を関連づけて保管します。保存期間とアクセス権限の整理には、契約書・重要書類の保存ルールも参考になります。

• 日本郵便「国内の料金表」
• 日本郵便「オプションサービス一覧」
• 日本郵便「レターパック」
• 個人情報保護委員会「保有個人情報の適正な取扱いのための監査チェックリスト」

最終確認日: 2026年7月31日