担当者が不在だったときのメール｜電話後の件名と例文 / ビジネスマナー講座

担当者が不在だったときのメール

電話した担当者が不在だった場合、何度も電話するより、要件と希望する対応をメールで残した方が相手が動きやすいことがあります。ただし、緊急連絡や機密情報はメールだけで済ませません。

電話口で「戻り次第折り返します」と案内された場合は、同じ用件で折り返し依頼とメール返信を重ねないよう、メール本文に「折り返しは不要です」「お電話でも結構です」のどちらかを書きます。

件名：お電話の件／8月28日の納品時刻確認

株式会社○○
営業部　佐藤様

いつもお世話になっております。株式会社△△の山田です。

本日14時頃、8月28日の納品時刻についてお電話しました。ご不在とのことでしたので、要点をメールでお送りします。

メールでご返信いただければ、折り返しのお電話は不要です。難しい場合は、ご回答可能な時刻をお知らせください。

件名：お問い合わせを受け付けました／担当者不在のご連絡

株式会社○○　佐藤様

お問い合わせありがとうございます。担当の田中は本日不在のため、山田が代理で受け付けました。

内容は田中へ共有し、8月26日15時までに担当者または代理者からご連絡します。お急ぎの場合は、このメールへの返信または03-XXXX-XXXXへご連絡ください。

休暇、通院、出張先など、不在理由の詳細を本人の了承なく書く必要はありません。「本日不在」「外出中」のように、相手の次の行動に必要な範囲へとどめます。戻り時刻を確約できない場合は、推測で書かず、次回連絡時刻を示します。

相手へのメールと社内伝言では目的が違います。相手向けには受付結果と次回連絡を、社内向けには担当者が回答するための事実を残します。伝言の書式は電話伝言メモの書き方で確認できます。