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「席を外しております」の意味は？外出・不在との使い分け
「席を外しております」の意味と、外出・会議中・休み・退社との使い分けを、担当者不在時の電話例とともに解説します。
「席を外しております」は、担当者が社内にいるものの、一時的に持ち場を離れていて今すぐ電話に出られない場面で使う表現です。社外へ出ているなら「外出しております」、業務を終えているなら「本日の勤務を終えております」のように、確認できた状態に合わせて案内します。
「席を外す」の意味
「席を外す」は、しばらくその場を離れる、一時的に中座するという意味です。電話応対では、担当者が社内にはいるものの、自席や持ち場におらず、すぐに取り次げない状態を表します。
ただし、「席を外しているから何分以内に戻る」と時間まで決まるわけではありません。予定表や社内チャットを確認し、戻り時刻が分からない場合は「すぐ戻ります」と断定せず、折り返しや伝言を提案します。
席外し・外出・会議・休み・退社の使い分け
| 担当者の状態 | 基本の伝え方 | 続けて確認すること |
|---|---|---|
| 社内で一時的に離席 | ただいま席を外しております | 戻り次第の折り返し、または伝言を提案する |
| 会議・来客対応中 | ただいま会議中です / 来客対応中です | 終了予定が確認できる場合だけ時刻を伝える |
| 社外へ外出中 | ただいま外出しております | 帰社予定を確認し、折り返し時刻の希望を聞く |
| 休暇・欠勤 | 本日は休んでおります | 次の出社予定が確定している場合だけ案内する |
| その日の勤務を終了 | 本日の勤務を終えております | 翌営業日の連絡、伝言、別担当者の対応を提案する |
相手が必要としているのは詳しい行先ではなく、「いつ、どの方法で連絡が取れるか」です。外出先、休みの理由、個人の携帯番号などは、会社のルールや本人の了承なしに伝えないようにします。
状況別の電話応対例
社内で席を外している場合
「申し訳ございません。田中はただいま席を外しております。戻りましたら、田中より折り返しご連絡いたしましょうか」
戻り時刻が分からないときは、「まもなく戻ります」「5分ほどで戻ります」と推測で答えません。相手がかけ直す場合も、電話があったことは担当者へ残します。
外出している場合
「申し訳ございません。田中はただいま外出しております。15時頃に戻る予定です。戻りましたら折り返しご連絡いたしましょうか」
帰社予定は、予定表などで確認できた時刻だけを伝えます。予定が変わる可能性がある場合は「15時頃の予定です」とし、確約できないことが分かる表現にします。
会議中・来客対応中の場合
「田中はただいま会議中でございます。16時に終了予定です。終了後に折り返しご連絡するよう申し伝えましょうか」
緊急の用件は、会社の取次ぎルールに従って会議中の担当者へ知らせるか、対応できる別の担当者へつなぎます。
休み・勤務終了の場合
「田中は本日休んでおります。明日は出社予定です。よろしければ、ご用件を承ります」
「田中は本日の勤務を終えております。明日、出社しましたら折り返しご連絡するよう申し伝えます」
「お休みをいただいております」よりも、社外には「本日は休んでおります」と簡潔に伝えると、誰から休みをもらったのかという不自然さを避けられます。
折り返し・伝言は3段階で確認する
- 担当者の状態を確認する：予定表、在席表示、社内チャットなど、会社で決めた方法で確認します。
- 次の対応を相手に選んでもらう：折り返し、伝言、相手からのかけ直し、別担当者への取次ぎを提案します。
- 記録して復唱する：会社名、部署名、氏名、電話番号、用件、希望時間、受電した時刻、自分の名前を残します。
折り返しを約束した場合は、「担当者へ伝えます」だけで終わらせず、希望時間と連絡先を復唱します。相手が自分からかけ直す場合も、その予定を担当者へ共有します。
避けたい案内と自然な言い換え
| 避けたい言い方 | 問題点 | 自然な言い換え |
|---|---|---|
| どこにいるか分かりません | 確認していない印象を与える | ただいま席を外しております。戻りましたら折り返しいたしましょうか |
| すぐ戻ると思います | 戻り時刻を約束できない | 戻り時刻は確認できておりません。よろしければ折り返しいたします |
| トイレに行っています | 不在理由を詳しく伝えすぎる | ただいま席を外しております |
| 携帯番号をお伝えします | 本人の了承や社内ルールを確認していない | こちらから本人へ連絡し、折り返すよう申し伝えます |
リモートワーク中は「席」より連絡可能な時刻を伝える
在宅勤務や外出先勤務では、担当者が物理的な席にいるかより、電話に対応できる状態かが重要です。「ただいま電話に出られない状況です。14時以降に折り返し予定です」のように、社内で確認できた連絡可能時刻を案内します。実際には社外にいない人を一律に「外出中」とするのではなく、会社の電話対応ルールに合わせます。
よくある質問
「席を外しております」は敬語として使えますか
自社の担当者について取引先へ伝える表現として使えます。相手側の人について尋ねる場合は、「○○様はいらっしゃいますか」のように敬称を付けます。
「不在です」だけでは失礼ですか
誤りではありませんが、いつ連絡できるか分からないため、折り返し、伝言、戻り予定のうち確認できる情報を続けると親切です。
戻り時間が分からないときはどう答えますか
「戻り時刻は確認できておりません。よろしければ、戻りましたら折り返しご連絡いたします」と伝えます。推測の時刻は案内しません。
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