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電話のかけ方

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TEntryTitle$>についてのマナーなどを紹介していきます。

電話をかける際は、相手に対して自分のことを認識してもらうのが重要になります。電話で話したい相手がすぐに電話に出てくれるとは限りません。そのため、まず電話に出てくれた相手に対して自分が誰なのかを名乗るのがマナーです。

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電話のかけ方のビジネスマナー

電話をかけて、相手が出たあとは必ず「株式会社○○の××と申します」と必ず会社名と自分の名前をしっかりと名乗りましょう。その上で、「■■様はお手すきでございますでしょうか?」「□□の担当者様はご在席でしょうか?」などと電話を代わってもらうようにお願いすることになります。

場合によっては、電話に対応者が「どういったご用件でしょうか?」などと返してくる場合もありますが、こうした場合は簡潔に用件を伝えましょう。

目的の人(名指しした人)が電話口に出てくれた場合は、第一に挨拶をします。「いつもお世話になっております」という挨拶が一般的です。その上で、電話は相手の都合を聞かずに掛けている訳ですので長い電話になりそうな場合は「今お時間いただいてもよろしいでしょうか?」などと尋ねておき、今時間があまり取れないということであれば「何時ごろでしたらお手すきでしょうか?」などと聞き、こちらから先方の指定する時間に電話をかけなおします。なお、連絡事項など用件が短い場合は用件を切り出しても良いです。

このほか、時間帯が失礼な時間である場合(夜遅い・朝早い・昼食時)などはこんな時間に電話してすみませんと謝っておこう(「夜分失礼いたします」「朝早くから失礼いたします」「お昼時に恐縮です」mなど)。

なお、電話の場合、これらの挨拶をすませたら、すぐに用件を話すのがマナーです。電話では相手も忙しいという前提で話すのが基本的なビジネスマナーといえます。

 

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