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ビジネスと手紙

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TEntryTitle$>についてのマナーなどを紹介していきます。

情報化社会の現在、大切な用件や挨拶も電子メールを使えばすぐに相手のところにまで飛んでいきます。しかしこうした時代だからこそ手書きで書かれた手紙が人の心を打つこともあります。ビジネスは人と人のコミュニケーションで発展するものでもありますので、こうした手紙がビジネスにおいて役立つケースも多数あります。

なお、手紙を送る場合で第三者に見られたくない場合や長めの文章を書く場合は封書を使い、簡単なお礼状などの場合はハガキを使うと良いでしょう。ただし、格としては封書の方がよりフォーマルな手紙となります。

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手紙を送ると効果的なケース

・初回面談のお礼
テレコールや紹介などで初めて会うお客様等と面談した後に送るお礼状です。面談をしてくれたことに対するお礼を述べます。相手に対して自分を印象付ける効果が増します。封書が適していると考えられます。


・飛び込み営業のお礼
飛び込み営業は基本的にマナー違反な営業方法です。ですから、そうしたマナー違反な行為を行ったにも関わらず対応してくれてありがとうございました、というお礼を述べましょう。


・取引のお礼
初回の取引や格別大きな取引ができた場合などはその旨ありがとうございました。という感謝の気持ちを伝えるお礼状を送ると良いでしょう。


・迷惑をかけた場合の謝罪
無理を聞いてもらった場合のほか、こちらにミスがあり相手に対して迷惑をかけてしまった場合などには謝罪の気持ちを伝える手紙を書きましょう。ただし、下手な対応はクレームを大きくしてしまうこともありますので、上司に相談した上で行うようにしましょう。


・年賀状(寒中見舞い)
年賀状は1年の挨拶をするという意味で、ビジネス手紙の中でも多く利用されているものです。テンプレート的な印刷されたものが多いですが、一言添えることで相手に対する印象はグッと良くなります。


・暑中見舞い(残暑見舞い)
暑中見舞いは夏場に送る挨拶をするビジネス手紙の一種です。一年で最も暑い時期に、相手の健康を気遣うことですのでお世話になった方などに送ると良いでしょう。

 

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