電話をかける前のチェック
電話をかける際は、相手が電話に出てから話を組み立てるのでは、話がちぐはぐになってします場合があります。単なる事務連絡であればよいでしょうが、少々でも込み入った話や用件の場合は電話を書ける前に話す用件を整理するのがマナーです。
電話をかけるということは相手の時間に割いてもらうことになるのです。ですから、掛ける側からのマナーとして話がよりスムーズに伝わるように分かりやすく前準備するのが最低限のビジネスマナーといえるでしょう。
また、交渉等を電話で行う場合は、話す内容をまとめておけば理路整然と相手に対して発言することができるのでビジネス上でもメリットがあると考えられます。
電話をかける際に準備しておくべきもの
電話をかける場合は最低限、以下のようなものを準備しておきましょう。
1.メモ帳
相手との話をメモするためには必須です。また、話す内容を事前に整理しておき、その内容をメモにしておくとよりよい電話となるでしょう。
2.相手の名刺
相手先の電話番号や氏名、会社名などが記載されたもの。名前間違いなどは相手にとって最大の無礼となります。名前だけだなく、役職や会社名などもしっかりと確認します。
3.資料
電話の内容が込み入ったものの場合は、それに関する資料を手元においておきましょう。尋ねられてから、わからなくなってから探すのでは非効率です。
