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電子メールは完璧なビジネスツールではない

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TEntryTitle$>についてのマナーなどを紹介していきます。

最近、特に若手のビジネスマンに見られるのが、全ての用件を電子メールで送るというものです。確かに電子メールは便利ばビジネスツールです。しかし、電子メールが手紙や電話、FAXなどの他の通信ツールと比べて全ての面で優れているわけではありません。ここでは、電子メールの使いどころと他の通信ツールと違いを説明していきます。

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シチュエーション・状況でできるビジネスマンは連絡手段を変える

基本的に、状況やシチュエーションに合わせてお客様との通信手段はきり変えるべきです。例えば、こんな事例があったらどう思いますか?

「A男は、取引先の○×社のB氏に対して、今から1時間後にお伺いします。とメールした。その後A男は○×社に1時間後に訪問したがB氏は不在だった。」

こんな事例を結構みることがあります。これについて過失があるのは間違いなくA男です。「電子メールを送った=相手は確認した」というのは早合点過ぎです。これでB氏から「お待ちしております。」などの返事が来て初めて相手が確認したと判断することができるのです。
基本的にメールで済ませる要件というのは数日中にみてもらえばよい内容程度の内容が限界です。もし、緊急の要件をどうしてもメールで送らなければならない場合は、メールを送った後に電話をして「ただいま、緊急の要件でメールを送らせていただきました。お手数ですが、確認をお願いします」と電話で直接伝えて確認してもらうべきです。


また、電子メールが弱いのは「気持ちを伝えること」です。電子メールでは基本的に文字だけしか届きませんので、こちらが謝罪の意を示したり、感謝の気持ちを示したりしてもそれがそのまま伝わるとは限りません。やはり気持ちを伝えたいのでしたら、直接面会するのが一番です、それができないのであれば電話など直接言葉で伝えることをオススメします。

残念ながら、昨今は「何もかもメールで済ます」人が増えています。相手にとって、メールよりも面談・手紙・電話の方がふさわしい場合でも、自分が「面倒だから」メールを使うのでは、あまりにも相手に失礼です。
お互いの心を通わせるには、実際に会ってお話するのが一番でしょうし、取り急ぎの連絡には、電話を一本かけるだけで相手側の印象も大きく違います。

メールの達人ほど、メールの素晴らしさと同時に限界を良く知っています。ケース・バイ・ケースで、メールと他のコミュニケーション手段を柔軟に使い分けて、あなたもメールの達人を目指してみませんか?

 

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