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ファックス利用のマナー

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TEntryTitle$>についてのマナーなどを紹介していきます。

電子メールの普及により使用頻度が下がったといわれるファックス(FAX)ですが、現在でも多くの場面で書類や文書などの送付に用いられることもあります。ここでは、ファックスの送付についてのビジネスマナーを説明していきます。

ファックスの送付において最も重要になるのは、ファックスを送った場合、必ずしも送信した相手のみが見るというわけではないという点に注意が必要です。あて先人以外の人がファックスを見ることもよくあります。第三者に見られたら不味いという内容については第一にファックスでは送らないということも重要です。こうした内容のものを送らなければならない際は前もって「○○の資料についてファックスしたいのですがよろしいでしょうか?」などと確認を取った上で送るようにしましょう。

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ファックスの上手な活用法

まずは、ファックスを送信する際の確認マナーを解説していきます。

・ファックスには必ず送り状をつける
ファックスを送る際、ビジネスマナーとして最初に送り状(送信票)を最初の1枚として送るのがマナーです。文書の内容や誰宛に送ったものなのかなどが分かるようになります。

・ファックス用の用紙について
ファックスを送る用紙は基本的に内容に関係ない図柄や罫線の入ったものは使わないようにします。送信に時間がかかるだけでなく、相手先のFAXインクトナーを無駄に消耗させることになります。

・通し番号
FAXを送る場合は、必ず送信する用紙ごとに通し番号をつけるようにします。(なお、FAXの機種によっては自動的に通し番号を振るものもあります)

・ファックスを送信する用紙枚数
ビジネスマナーとして1回に送るファックスの量は最大でもA4用紙で5枚以下にするのがマナーです。これ以上のファックスを送る場合は必ず事前に相手先に確認するようにしましょう。(極端に多い場合は郵送を活用しましょう)

 

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