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電子メールの利用マナー

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TEntryTitle$>についてのマナーなどを紹介していきます。

電子メール(Eメール)の存在は電話並みの連絡速度と情報の保存・記録ができ、相手が在席・不在に関わらず連絡が可能な非常に便利なツールです。近年では、ほとんどのビジネス取引において電子メールでの連絡は必要不可欠ともいえます。しかし、電子メールは万能な連絡ツールではありません。使い方のマナーとその性質を理解して上手に活用しましょう。

まず、電子メールは手軽な手段であることからどうしても気持ちが伝わらないという点があります。また、文字だけでの通信となることから、相手にとって気持ちが伝わりにくく、場合によっては相手にいらぬ勘違いやすれ違いを招く恐れもあります。気持ちを伝えなければならない場合などは電話や手紙、直接会うほうが良いでしょう。

また、人によってはメールを頻繁に確認しない人もいます。メールを送った=連絡完了ではないということを肝に銘じて、緊急の連絡などの場合は直接の電話など相手に対して確実に連絡をすることが重要です。

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電子メールの文章の書き方

ここでは、電子メールの上手な使い方について分かりやすく説明していきます。
電子メールで連絡をする際はできるだけ「簡潔」にまとめるのが基本となります。件名は分かりやすさを重視して、メールの内容を一言で表した場合程度のものにします。また、本文についても一つ一つのセンテンスは短くして見やすいようにできるだけ改行を多く使うのがマナーです。

また、相手のメーラー(メールソフト)によっては閲覧環境が異なりますので、基本的にメールはテキスト形式で送るのがマナーです。(電子メールはHTML形式もメールを送ることはできますが、ビジネス上は基本的にマナー違反といわれています)


電子メールの用語解説

宛先
相手のメールアドレスを記載します。複数人に送る場合は、送信した相手全員に、送信した人のメールアドレスが分かるので、互いにメールアドレスを知られることに納得していない場合は複数の人のメールアドレスを記載するのはマナー違反です。

CC(カーボンコピー)
カーボンコピーは宛先と同様に、メールの内容を送りますが、あくまでも貴方に送っているのではなく、コピーメールを確認のために送っているのですよ。という意味になる。なお、CCに記載したメールアドレスは宛先のメールアドレス、CCのメールアドレスの人にも分かるようになっているので注意が必要です。知らせたくない場合は、下のBCCを使います。

BCC(ブラインドカーボンコピー)
BCCに宛先(メールアドレス)を記載した場合は、送信先の受取った人は自分以外は誰に対してメールが送られたのかわからないようになっています。主に、挨拶のメールなどは複数の人に送る場合に用いますが、原則としてマナー違反ですので、連絡をする際にBCCでメールを送る場合は「BCCで大変失礼いたします」などの謝罪の言葉を本文に記載するのがマナーです。

件名
メールの内容について端的に一言で分かるような内容にします。「○○の件について」「××のお知らせ」など相手にとって、どういった内容のメールであるのかが一目で分かるように工夫しましょう。

本文
メールの内容を記載する部分です。最初に「受信者名(宛先の人の名前や会社名)」を記載し、前文(挨拶言葉:いつもお世話になっております。株式会社○○の××です。)、本文と並びます。

署名
メール本文の一番下には送信者である自分の署名を行います。会社名、氏名、電話番号、FAX番号、Eメールアドレスなどを記載するのが一般的です。メールソフト(メーラー)の署名機能を使えばイチイチ入力することなく自動的に表示されます。

 

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