索引についてのビジネス文書の一覧です。

委任状

委任状とは第三者に本人が行うべきことを依頼する際にその意思を表明する文書です。役所手続きなどはほとんどのものが本が行うとされていますが、時間的・物理的に無理な場合があります。 そうしたときに、別の第三者(家族や友人、従業員など)に代わりに手続きを行ってもらう際などに必要となるのが委任状です。



注文取消状(先方責任)

ここでは、先方の不手際や納品の遅れなどによる注文取消状の書き方やテンプレートを紹介していきます。先方の都合や責任で注文を取り消す場合はそれが当然の措置であると相手を納得させるよう明確な理由や事実を述べることが重要です。



支払い期日延期の承諾状

支払期日の延期などについての承諾状については、こちらとしても簡単にお受けすることができないが、どういう経緯で承諾するに至ったのかを記載し、恒常化しないように相手に対して理解を求めます。また、次回以降はしっかりと期限を守るようにということも書き添えておきます。



値引き承諾状

値引き承諾状は、相手から寄せられた値引き依頼などに対する返事として用います。なお、一部承諾の場合、条件付承諾の場合は承諾の範囲をハッキリされることが重要です。返書ですので頭語には「拝復」を用いるのが通常です。



注文承諾状

注文承諾状とは、注文を受けた際にその注文をお受けしたことを約束するビジネス文書です。双方の勘違いや行き違いを防ぐためにも発注数量や納期について間に合わせることを約束します。なお、注文承諾状は通常相手に対する返書であることから頭語には「拝復」を用いるのが一般的。



資料請求の依頼

他社に対して商品資料などを依頼するためのビジネス文書です。資料請求の場合相手がおおっぴらに資料請求を募集などとしていない場合は、「なぜこの資料が欲しいのか?」ということを明確にする必要があります。



見積り依頼

見積りの依頼については通常、面談などを通じての口頭による打ち合わせが多いですが、採取的な確認のためにも文書として提出するのも良いでしょう。また、遠隔地など直接会えない場合などはこのように見積もり依頼状による見積もりを依頼することもあります。



条件付注文書

条件付注文書とは、予め納期や価格などについて条件をつけた上での注文書となります。例えば指定日までに納品できるであれば注文しますが、そうでない場合は注文しないといった注文方法です。勘違いや誤解をなくすためにも、条件どおりにならない場合の処理を明確に記述します。また、お互いの信頼関係を損ねることが内容、あまりにも無理な条件は出さないようにしましょう。



カタログ注文書

相手から提供されたカタログなどを通じて商品を購入する場合でページ数が多く、商品点数も多いときは、何ページの何番というように相手にどの商品を送るのかわかるようにしておきます。また、後日のトラブル防止の為に控えは必ず残しておきます。



商品注文書

注文書を作成して送る場合は、送付後のトラブル防止のためにも控えを取っておくか、データとして残しておくことが重要です。電話などで口頭により注文をする場合もあるかと思いますが、確認の意味で注文書を送っておくと、その後の言った言わないのトラブル予防ともなりますので、注文の際は注文書を送付する習慣をつけましょう。



取引条件照会

取引条件照会はこれから取引を始めるにあたって、具体的な取引条件(価格・支払い方法・諸条件)などを相手に対して問うものです。何を照会したいのかをできるだけ具体的に記述するのが基本となります。



在庫照会

在庫照会を書面にて行う場合は、内容をしっかりと明記しておく必要があります。その上でこうした照会については、返信用封筒に切手を貼って同封しておくのがマナーです。当然ですが返信用封筒には回答のあて先として担当者の氏名を必ず入れておきます。



不採用通知

不採用通知を送付する際は相手の落胆を少しでも和らげるように遺憾の意をそえるなど本人へ気遣いをしましょう。ここでは、不作用通知の文例やテンプレートを紹介していきます。



採用通知

採用通知のお知らせは原則として簡潔かつ明瞭に記載するのが基本です。誤解を招いては大変ですので明瞭にしましょう。また、出社日の指示など今後のスケジュールについても記載するとわかりやすいといえます。



年末年始の営業のお知らせ

年末年始の営業についてのお知らせは取引先や小売をしているのであれば店舗先などにおいておくもので、通知状というよりもどちらかといえば挨拶状としての意味合いの方が強いものです。儀礼的にならないように注意して簡潔に記載します。送付する際はファックスや葉書を利用してもかまいません。



値上げ通知状

諸事情によりこれまで販売してきた価格よりも価格を引き上げる(値上げする)場合などに送る通知状です。値上げの理由や事情についてできるだけ明確に伝えて相手の了解を得ることが重要になります。



カタログ送付状

商品のカタログ等を送付する際に添付する送付状の文例です。カタログ送付の依頼に対するお礼と問い合わせ先の連絡先、担当者の氏名などを載せておくとより効果的といえるでしょう。



商品納期の照会

注文していた商品が届かない場合などは、送り状・納品書などをチェックして注文日や注文内容、日付、予定納期などを具体的に入れて文書を作成します。商品が届かないなどの場合は腹が立つこともあるでしょうが、あまり高圧的な態度とならないように注意しましょう。



新製品取り扱いの通知

新製品などが新たに販売された際に既存の顧客などにその紹介をするためのビジネス文書。新製品紹介といった場合には特徴やセールスポイントなどを簡潔に触れて相手の注意をひきつけるような文書にするようにしましょう。



品切れの通知

注文いただいた商品などが欠品している場合などに送付するビジネス文書となります。品切れの場合どういった状況で入荷はいつごろになるのかを知らせることが大切です。ここでは、品切れの通知状の書き方などを説明します。



送金通知

送金通知状とは、商品代金などを相手の銀行口座などに送金したことを知らせる通知状の一種です。特に数字や金額などについてはしっかりと再確認するなどしてミスを防ぐようにしましょう。経理上送金した場合振込銀行の受領書が領収書の代わりになるので、領収書は通常必要ありませんが領収証を必要とする場合は別途その旨を記述しておきましょう。



着荷通知

着荷通知は依頼していた商品が到着した場合などに利用されるビジネス文書です。この場合は、注文していた商品の名称や数量などが間違いないかどうか、商品に破損等がないかを知らせる文書となります。



出荷通知

出荷通知とは、主に商品の販売先や卸先などに対して商品の発送等を通知する目的で作成されるビジネス文書です。この手の文書において重要な点は、「何を」「どれだけ」「どのように」「いつ」送ったのかということを明確にすることが重要といえるでしょう。



広告出稿の稟議書

広告を出稿する際など上席者に対して決済を求める稟議書です。こうした場合は、提案や金額などをわかりやすく示します。また、それを実施する理由や目的は重要な順から箇条書きにして利点なども明確にしましょう。



人事採用の稟議書

期中において特別な紹介などにより人を採用する場合などに稟議が必要となる場合は、人事採用の稟議書を作成しましょう。この場合やその人を採用することによる会社へのメリットを簡潔に記載します。なお、履歴書や職務経歴書などは別紙としてまとめて一緒に提出しましょう。



飲酒運転事故の進退伺い

基本的に、飲酒運転に関しては会社側も本人を厳罰に処す流れが一般化しています。それが、飲酒運転事故ともなると進退伺いにまで発展する可能性があります。飲酒運転事故を起こし進退伺いを出す場合は、会社に対する迷惑をかけたお詫びと自分が責任をとる旨をはっきりと書くことが重要です。



盗難責任をとる進退伺い

自分の管理不行き届きなどによる盗難などが起きて重大な被害が会社に生じた場合の進退伺いの文例です。会社に対するお詫びの言葉と自分が職を持って責任をとる姿勢をしめします。すでに辞意を固めている場合は、辞職願を一緒に提出してもかまいません。



交通事故の始末書

交通事故などを引き起こした場合の始末書については、たとえ誰かからの指示で作成する場合であっても、本人の意思による届出ということになります。交通事故などの場合はできるだけ詳細に「いつ」「どこで」「何が」ということを明記した上で、事故の原因とその責任オ所在を明らかにします。また、結果に対する反省と再発防止を誓う文面とするのが一般的です。



年度末決算処理の依頼書

経理などが年度の締めにおいて、円滑な経理処理ができるよう関係各所に対して依頼する依頼文書です。経理担当者以外の人は意外と経理についてあまり知らないことも多いですので、できる限りわかりやすい文面で書くようにしましょう。箇条書きなどを活用すると良いでしょう。



火災予防の依頼

火災予防の依頼など社員に対して注意喚起を求めるような社内文書を作成する場合は、他の社内文書と違い言葉遣いは丁寧にすることも重要です。また、依頼内容を明確かつ注意ある行動を期待する点を記述します。



転勤辞令

転勤辞令についても簡潔さを第一とします。その他のこまごまとした点(いついつまでに引越しする、新しい家探しなど)については、別途本人に対して直接文書を作成して渡すようにすること。



異動辞令

異動辞令は主に配置転換や配属先の変更などに用いられる辞令の一つです。こちらも「簡潔さ」を第一に異動命令書を書くのが基本的なポイントとなります。



降格辞令

降格の辞令は何らかの処分の際などに行われる辞令であることがほとんどです。ここでは、処分の理由などは書かずに、その内容だけを簡潔に記述するのがポイントとなります。



昇進辞令

昇進辞令は、会社から社員に対する命令書の一つ。そのため、できるだけ簡潔に書くのが望ましいとされています。ただし、昇進辞令などは比較的保存されることも多い文書ですので、励ましの言葉なども入れられると効果的です。



商品破損の始末書

会社の取扱商品などを不始末により破損してしまった場合の始末書となります。重要な備品などを破損させた場合は「商品」を「会社備品」に変更します。こうした場合、事実とその経過は正確に書くようにする。また、反省の意を示す文書であるので当然「ですます調」で記述するのがマナーです。



出張報告書

出張報告書とは、ビジネスにおける出張でどのような打ち合わせをしてどのような結果となったのか、また今後の問題点や課題などを上司や会社に対して簡潔に報告するためのビジネス文書です。なお、出張の業務報告については、会社にテンプレートが用意してある場合はそちらを利用した方が良いでしょう。



末文の慣用句

末文の慣用句とは、手紙の最後につける言葉で手紙の締めくくりに使われる表現です。ここでは、末文の慣用句として用いられる例文・文例を紹介していきます。



お詫びの慣用句

お詫びの慣用句とは、手紙において挨拶の慣用句に続けて書かれるもので、相手に対して過日におこした問題などを陳謝する場合に使う言葉です。取引上での問題の他、何かをしてもらった際などにお詫びとして手紙を書く際に適した慣用句です。



感謝の慣用句

感謝の慣用句とは、手紙において挨拶の慣用句に続けて書かれるもので、相手に対して日ごろの感謝の気持ちを伝えるための慣用句になります。日ごろのお礼やお世話になったことなどを書くことになります。ここでは、感謝の慣用句についての文例・例文を紹介していきます。



挨拶の慣用句

挨拶の慣用句とは、手紙において時候の挨拶に対して続けてかかれるあいさつ文のことで、一般的にはほぼ定型文が利用されます。安否の挨拶ともよばれ、基本的には相手が元気・上手くいっていることに対してのお祝いの言葉を持ってそれに代えます。



12月の時候の挨拶

12月は、季節的には「冬」にあたります。12月に出す手紙に使う時候の挨拶は、ようやく到来した冬についての季節感をあらわして書くのが良いでしょう。また、12月の後半は押し寄せる年の瀬や年末の忙しさなどを挨拶としてあらわすと良いでしょう。



11月の時候の挨拶

11月は季節的には「秋」にあたる季節です。晩秋と呼ばれる時期であるように寒さもひとしお厳しくなり冬の到来を示す時期でもあります。11月に出す手紙に使う時候の挨拶としては本格的な秋そして冬を迎える気持ちを表現するのが良いでしょう。



10月の時候の挨拶

10月は季節的には「秋」にあたる季節です。朝晩の冷え込みも強くなり、また秋らしさを示す草花も咲くようになります。10月に出す手紙に使う時候の挨拶としては本格的な秋を迎えたことの気持ちを表すのが良いと考えられます。



調査報告書

調査報告書とは、取引先の状況などを調査して上司に提出し、取引をするかどうかの判断を迫るなどの場面で用いられるものです。そのため、その判断を誤らないように具体的かつ事実を列挙するように書くようにするのが基本となります。また、その際は事実と自分の意見については明確に分けて書くようにします。



9月の時候の挨拶

9月は季節的には「秋」にあたる季節です。まだまだ暑い日もありますが、ふとしたときに秋を感じることができるようになる季節となります。9月に出す手紙に使う時候の挨拶としては初秋を迎えたことの気持ちを表すのが良いと考えられます。



8月の時候の挨拶

8月は季節的には「夏」にあたる季節です。また、秋への入り口にもなる月でありお盆明け以降は「残暑」と表現されるのが基本です。8月に出す手紙に用いる時候の挨拶は、前半は夏の暑さを、後半は残暑の厳しさなどを表現するのが良いと考えられます。



7月の時候の挨拶

7月は季節的には「夏」にあたる季節です。ようやく梅雨があけて、本格的な夏が到来するといった感を表現するべき季節であるといえるでしょう。7月に出す手紙に使う時候の挨拶はこうした「夏」らしさを表現するのが良いのではないかと考えられます。



6月の時候の挨拶

6月は季節的には「夏」にあたる季節です。しかし、夏というよりは感覚的には「梅雨」という季節感がふさわしいといえるでしょう。6月に出す手紙に使う時候の挨拶は、うっとおしい梅雨の時期をどのようにお過ごしでしょうか、といった挨拶にするのが良いと考えられます。



5月の時候の挨拶

5月は季節的には「春」にあたる季節です。晩春というのにふさわしい時期でちょっと汗ばむ陽気の日もあるような時期です。若葉も生い茂げり生命の息吹を感じる月でもあります。5月に出す手紙の時候の挨拶は春であるということと、植物の生命力を感じさせるような挨拶が一般的であると考えられます。



4月の時候の挨拶

4月は季節的には「春」にあたる季節です。また、新入社員なども入社して会社全体が新しい年度がスタートしたという月にあたります。4月に出す手紙に用いる時候の挨拶としては、春真っ盛りの陽気ですごしやすいという内容の挨拶が一般的であるといえるでしょう。



3月の時候の挨拶

3月は季節的には「春」にあたる季節です。3月に出す手紙に用いる時候の挨拶は、長い冬が明けてようやく春が訪れたという喜びなどを表現する時候の挨拶が一般的であるといえます。



2月の時候の挨拶

2月は、季節的には「冬」にあたります。2月に出す手紙に使う時候の挨拶は、まだまだ寒いということを伝え、2月中旬以後でしたら、まもなく訪れる3月ということを期待する時候の挨拶などが一般的であるといえるでしょう。



1月の時候の挨拶

1月は、季節的には「冬」にあたります。1月に出す手紙に使う時候の挨拶は、まだまだ寒いということや、新年を迎えたお慶びなどを出すことが時候の挨拶の基本となるでしょう。



健康診断実施の文例

健康診断は事業主からすれば社員に対して「必ず」受けさせなければならないものです。そのため、健康診断の実施については、それが必須であることを理解させる内容と、日時や場所などをわかりやすく通達する必要があります。また、健康診断実施は社員全体に対して送られるものなので「ですます調」で表現するのが無難です。



文書における尊敬語と謙譲語

尊敬語とは相手を敬う言葉で、謙譲語は自分を低く見せることにより相手を立てるための言葉です。あまり意識はしないかもしれませんが、文書においても尊敬語や謙譲語というものは存在しています。しっかりと理解していないと、文書で相手を怒らせることになるかもしれません。



時候の挨拶

時候の挨拶(じこうのあいさつ)とは、ビジネス文書を含む手紙に用いられるもので、美しい手紙や礼儀正しい文章を書く際に使える季節ごとの挨拶です。時候の挨拶は通常、頭語の後に使われ、季節ごとの美しい情緒を示すものです。



頭語と結語

頭語と結語は文書における組み合わせで、文頭における挨拶の前につけるのが「頭語」で文末における結びで用いるのが「結語」と呼ばれるものです。利用シーンや急ぎの場合、返信の場合などで用いる頭語と結語は異なりますので、しっかりと理解しましょう。



手紙形式のフォーマット

手紙形式のビジネス文書は原則として、年賀状や取引のお礼状などの取引とは直接関係なく、相手に対して何か見返りや行動を求めるものではない場合に使われることが多くなっています。相手に対して何かを通知する場合は文書形式を使用します。どちらかといえば私信に近い形式となります。



文書形式のフォーマット

文書形式とは、一般的なビジネス文書におけるスタイルのことで、横書きに書かれるタイプのビジネス文書のことを指します。文書形式のビジネス文書では目的を簡潔に周知させることが第一の目的となりますので、わかりやすさを第一とします。



ビジネス文書のフォーマット

ビジネス文書は大きく「文書」によるものと「手紙」によるものの二種類があります。日本においては、ビジネス文書形式は横書き、ビジネス案内(手紙)形式によるものは縦書きとして用いられることが多いようです。ここでは、主だったビジネス文書制作におけるフォーマットについて説明していきます。



社内旅行案内の文例

社内旅行については、詳細なスケジュールや行程が決定している場合はそうした内容についても具体的に書けるようにすると良いでしょう。また、目的のある社内旅行の場合は、目標やオリエンテーションの内容などをもわかりやすくしておくとベターです。



取引先事務所移転通知の文例

取引先のオフィス移転等に伴い、営業職員などに対しての通知書として用いられます。簡潔に記載しながらも、必要事項は全て記載しておく必要があります。



会議通知書の文例

会議通知書(かいぎつうちしょ)とは、社内において会議の開催をお知らせるる為の社内文書となります。要点を箇条書きにするなどしてわかりやすい表現を心がけましょう。



一文書の用件は一つ

原則として、ビジネス文書においては一つの文書で書かれることは一つの目的について書くものです。その会社に提案することが非常に多い場合であっても、一つの文書に二個も三個も用件があればわかりにくくなってしまいます。ビジネス文書は原則一文書一用件を心がけます。



文体・仮名遣いの統一

ビジネス文書は物語を書くわけではありません。できる限り簡潔に記述する必要があります。難解な言い回しや無駄な文語調は避けて、文体については当然に統一していきます。ですます調なら、ですます調で書き上げ、だである調なら、だである調で書き上げましょう。



誤字・脱字のチェック

ビジネス文書では、必要事項を全て書いたと思っても、それに間違いがあれば目的が果たせないことがある他、場合によっては大きなトラブルへと発展する恐れもあります。文章の作成が完了した後も、最低でも1回以上は見直しを行いましょう。



6W2Hで用件を明確にする

ビジネス文書においては、用件の伝達が最大の目的となります。そのために、6W2Hを常に心がけて、用件を明確にそして具体的に記述することが重要になります。



ビジネス文書作成ポイント

ビジネス文書を作成する場合は、ポイントがあります。ポイントを抑えてビジネス文書を作成することで、見栄えや伝えやすさが格段にアップします。ここでは、ビジネス文書をわかりやすく書くためのポイントやコツを紹介していきます。