在庫照会メールの書き方と文例
在庫照会は、注文前に希望数量を希望日までに調達できるか確認する連絡です。「在庫はありますか」だけで終わらせず、商品番号、数量、納入先、希望納期、回答期限、代替品の可否を一度に伝えると、そのまま見積依頼や注文へ進めます。
在庫回答は、その時点の在庫状況です。回答数量が自社向けに確保されたとは限りません。取り置きが必要なら、確保期限と発注方法を別途確認します。
問い合わせ前にそろえる情報
| 項目 | 書く内容 | 確認できること |
|---|---|---|
| 商品 | 正式名称、型番、色・サイズ・仕様 | 似た商品との取り違えを防ぐ |
| 数量 | 必要数と、分納でもよい最小数 | 全数・一部のどちらなら対応できるか |
| 納入条件 | 希望日、納入先、時間指定の有無 | 在庫があっても間に合わないケースを分ける |
| 代替条件 | 代替品の可否、譲れない仕様 | 欠品時にも具体案を受け取れる |
| 回答期限 | 回答希望日時と発注予定日 | 相手が確認の優先度を判断できる |
在庫照会メールの文例
件名：製品AB-120の在庫・納期確認（50台／8月31日納入希望）
株式会社○○
営業部 佐藤様
いつもお世話になっております。株式会社△△購買部の山田です。
下記製品の発注を検討しております。現在の在庫数と、希望日までの納入可否をご確認いただけますでしょうか。
- 製品名・型番：業務用端末 AB-120
- 希望数量：50台（25台ずつの分納も可）
- 希望納入日：2026年8月31日
- 納入先：東京都千代田区○○
- 代替品：同等の通信規格・保証期間であれば提案希望
社内手配の都合上、8月26日15時までにご回答いただけますと幸いです。在庫を確保いただける場合は、確保期限と発注方法もお知らせください。
回答別の次の行動
| 回答 | 次に確認すること | 進む文書 |
|---|---|---|
| 全数あり | 価格、送料、納期、在庫確保期限 | 見積依頼 |
| 一部のみ | 分納日、残数の見込み、追加送料 | 条件付注文書 |
| 欠品 | 次回入荷、代替品、終売の別 | 品切れ通知 |
曖昧になりやすい表現
不足する依頼
「○○の在庫はありますか。急ぎです」
判断できる依頼
「AB-120を50台、8月31日に東京都へ納入可能か。25台ずつの分納可」
口頭で在庫を確認した場合も、商品・数量・回答時点・確保の有無をメールで確認します。在庫照会と注文は別の行為なので、購入を決めたら注文番号を付けた注文書へ進みます。
最終確認日: 2026年8月24日
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