依頼状とは？依頼書・依頼メールとの違いと文例の選び方

依頼状とは、取引先や関係者へ、資料提出、見積り、回答、協力などをお願いする社外文書です。相手に義務があると決めつけず、依頼の理由、してほしいこと、期限、回答方法を具体的に示します。

依頼状・依頼書・依頼メールの違い

形式向く場面特徴
依頼状社外へ正式に協力をお願いする挨拶と礼を備え、保存・回覧しやすい
依頼書作業内容や要件を明確に指定する項目、条件、提出物を一覧化しやすい
依頼メール日常的な確認、日程、軽微な提出依頼早く送れ、返信履歴を残しやすい
申請書定められた手続きで承認を求める申請者、承認者、必須項目が決まっている

重要な契約条件や多数の要件は添付の依頼書にまとめ、メール本文には目的、期限、添付の見方を書きます。形式を選ぶ前に、相手が回答しやすい方法を確認します。

依頼状に必要な8項目

  1. 件名
  2. 宛先
  3. 差出日と差出人
  4. 依頼の背景・目的
  5. 依頼する具体的な行動
  6. 期限
  7. 提出・回答方法
  8. 問い合わせ先

断られにくくする書き方

  • 相手にとって必要な前提情報を最初に示す
  • 「ご対応ください」ではなく、成果物と期限を具体化する
  • 短い期限には理由を添え、調整可能かを示す
  • 相手の費用・工数が発生する場合は、負担条件を明らかにする
  • 回答不要の項目や、参考資料を区別する

件名：情報セキュリティ確認票へのご回答のお願い

弊社でのサービス導入審査にあたり、添付の確認票へのご回答をお願いいたします。回答対象は「必須」と記載した20項目です。恐れ入りますが、8月7日までに本メールへの返信でお送りください。期限の調整が必要な場合は、7月31日までにご希望日をお知らせください。

用途別の文例を選ぶ

送信前チェック

  • 件名だけで依頼内容が予測できる
  • 誰が、何を、いつまでに、どの方法で行うか分かる
  • 日付・会社名・添付ファイル名が一致している
  • 断る・期限を相談する連絡先が分かる
  • メールの場合、To・CCと添付権限が適切である
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