RFP提出依頼書
システム導入や業務委託で、複数社に提案書の提出を依頼する文書の書き方を紹介します。
RFP提出依頼書は、システム導入、Web制作、業務委託、コンサルティングなどで、候補企業に提案書の提出を依頼する文書です。単なる見積依頼よりも、背景、課題、要件、評価基準、スケジュールを明確に示す必要があります。
RFPの内容が曖昧だと、提案内容や見積条件がそろわず、比較が難しくなります。必須要件と希望要件、予算上限、提出形式、質疑応答の期限、選定結果の連絡予定を整理して依頼します。
書き方のポイント
- 提案依頼の背景、目的、解決したい課題を明確にする
- 必須要件、希望要件、対象範囲、除外範囲を分ける
- 提出期限、提出形式、質疑応答の方法、評価項目を示す
- セキュリティ、個人情報、運用体制、解約条件も確認する
文例
提案書ご提出のお願い
株式会社○○
○○部 ○○様
当社では、○○業務の効率化を目的として、新たなシステム導入を検討しております。つきましては、別紙要件をご確認のうえ、貴社サービスの提案書および概算見積書をご提出くださいますようお願いいたします。
提出期限は○年○月○日、提出形式はPDF、質疑の受付期限は○年○月○日といたします。評価にあたっては、機能適合性、費用、導入支援、セキュリティ、運用負荷を総合的に確認します。
以上
比較しやすいRFPにするコツ
RFPは、候補企業から同じ前提で提案を受けるための文書です。要件が曖昧だと、各社の見積範囲や前提条件がばらばらになり、価格だけでは比較できません。必須要件と希望要件を分け、提出フォーマットもそろえると判断しやすくなります。
- 現状課題、対象業務、利用人数、既存システムを明記する
- 必須機能、希望機能、対応不要な範囲を分ける
- 初期費用、月額費用、保守費、解約費用の記載欄をそろえる
- セキュリティ、導入支援、移行作業、教育の提案も依頼する
あわせて確認したい文書：見積り依頼 / セキュリティチェックシート回答依頼書。
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