商品注文書・発注書の書き方
商品注文書は、何を、いくつ、いくらで、いつ、どこへ納めてもらうかを特定する文書です。見積番号や取引基本契約と結び付け、相手がそのまま受注可否を判断できる内容にします。
注文書は一般に発注側から送る申込みの文書です。相手の承諾で契約が成立し得るため、社内承認前の仮依頼や価格確認メールと混同しないようにします。
注文書に入れる項目
| 区分 | 必要項目 | 確認ポイント |
|---|---|---|
| 識別 | 注文番号、注文日、見積番号、発注者・受注者 | どの見積への注文か |
| 明細 | 品名、型番、仕様、数量、単価、金額、税 | 桁、単位、税区分 |
| 履行 | 納期、納入先、配送、検収条件 | 到着日か作業完了日か |
| 決済 | 締日、支払日、支払方法、振込手数料 | 見積・基本契約との一致 |
| 返答 | 承諾期限、受注番号、連絡担当 | 受注可否をいつ確定するか |
商品注文書の文例
注文書
注文番号：PO-2026-0824-01
注文日：2026年8月24日
株式会社○○ 御中
見積書Q-260820に基づき、下記のとおり注文いたします。内容をご確認のうえ、8月26日までに受注可否と受注番号をご返信ください。
| 品名・型番 | 数量 | 単価（税抜） | 金額（税抜） |
|---|---|---|---|
| 業務用端末 AB-120 | 50台 | 80,000円 | 4,000,000円 |
- 納入期限：2026年9月15日
- 納入先：東京都千代田区○○
- 検収：納入後5営業日以内に数量・動作を確認
- 支払：月末締め翌月末銀行振込
- 送料・初期設定：見積書記載のとおり
株式会社△△
購買部 山田 太郎
注文送信前の照合
- 見積有効期限内か
- 数量×単価、小計、税、送料の計算が合うか
- 旧版の仕様書や見積書を参照していないか
- 納期・納入先・検収・支払条件に社内承認があるか
- 相手の承諾先と自社の発注担当が明確か
契約・発注条件の注意
民法第522条では、申込みに対して相手方が承諾したときに契約が成立するとされています。注文書を送った時点か、注文請書を受け取った時点かは、基本契約や申込みの内容、取引方法によって異なるため、自社の運用で確定時点を決めます。
取適法の対象となる委託取引では、給付内容、代金額、支払期日・方法などの発注内容を、書面または電子メール等で明示する義務があります。通常の商品購入すべてへ一律に適用される制度ではないため、取引内容と資本金・従業員基準を確認します。
注文書を電子的に送受信した場合は、PDFだけでなく、取引情報を記載したメール本文も保存対象になり得ます。承諾メール、見積書、仕様書を注文番号でひも付けると後から確認しやすくなります。
参考情報
最終確認日: 2026年8月24日
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