注文承諾状・受注確認メールの書き方
注文承諾状は、受注側が注文内容を確認し、引き受ける意思を伝える文書です。お礼だけで終わらせず、どの注文を、どの条件で受けたかを引用し、注文内容と異なる点があれば「承諾」ではなく変更提案として分けます。
注文どおり受ける場合は承諾、条件が変わる場合は変更提案です。納期や数量を変えたメールを「承りました」とだけ書くと、双方が別の条件を確定したつもりになるおそれがあります。
承諾前の照合項目
- 注文番号、注文日、見積番号
- 品名、型番、仕様、数量、単価、合計
- 納期、納入先、配送・設置条件
- 検収方法、支払条件、保証・保守
- 自社在庫・生産・担当部門の手配可否
注文どおり承諾するメール文例
件名：ご注文承諾のご連絡（注文番号 PO-2026-0824-01）
株式会社△△
購買部 山田様
いつもお世話になっております。株式会社○○営業部の佐藤です。
2026年8月24日付のご注文について、下記内容で承りました。
- 受注番号：SO-260824-15
- 製品・数量：AB-120、50台
- 納入期限：2026年9月15日
- 納入先：東京都千代田区○○
- 金額：4,400,000円（税込、送料・初期設定を含む）
- 支払条件：月末締め翌月末銀行振込
出荷日が確定しましたら、受注番号を記載して改めてご連絡します。上記内容に相違がありましたら、8月26日までにお知らせください。
条件変更が必要な場合の文例
件名：ご注文内容の確認と分納のご提案（PO-2026-0824-01）
ご注文ありがとうございます。在庫を確認したところ、9月15日までに納入できるのは30台で、残り20台は9月25日となる見込みです。
「9月15日に30台、9月25日に20台」の分納へ変更してよいか、8月26日までにご回答をお願いいたします。現時点では変更後条件での注文確定とはせず、ご承諾を確認後に受注登録します。
承諾後に残す記録
注文書、承諾メール、変更履歴、最終仕様書を同じ注文番号で保存します。国税庁は、注文書などの取引情報を電子メール等で授受した場合、電子取引データとして保存する必要があると説明しています。添付PDFだけに取引情報がある場合と、メール本文にも条件がある場合を区別します。
民法上、申込みへの承諾は契約成立に関係します。自動返信の「注文を受け付けました」と、在庫・条件確認後の「注文を承諾しました」をシステム上でも分けておくと、確定時点を説明しやすくなります。
参考情報
最終確認日: 2026年8月24日