着荷通知の書き方・文例｜商品到着メールと検品後の伝え方 / ビジネス文書文例集

ビジネス文書文例集はビジネスの現場でよく利用されているビジネス文書についてコピペして使えるように整えた情報サイトです。文章を書くときのワンポイントもまとめています。お役に立てば幸いです。

着荷通知の書き方・文例｜商品到着メールと検品後の伝え方

着荷通知は、注文品が到着したことを受取側から発送元へ知らせる文書・メールです。注文番号、到着日、品名・数量に加え、外装確認・数量確認・品質検査・検収のどこまで終わったかを伝えます。

「着荷」は本来、荷物が着いたことを表す言葉です。入荷・検品・検収との違いを先に確認したい場合は、着荷の意味と読み方を参照してください。

発送元は、荷物が予定どおり届いたか、請求や次の出荷手続きへ進めるかを確認したい立場にあります。受取側が到着と確認状況を通知すれば、配送事故の早期発見や、受領記録の食い違いを防ぎやすくなります。

外装と数量をすぐ確認できる場合は着荷当日に連絡します。性能試験や社内承認に時間がかかる場合は、まず着荷だけを知らせ、「検収結果は○月○日までに連絡します」と分ける方法が実務的です。GS1 Japanの受発注業務例でも、納品後の入荷検品・受領確認と、発送側への受領データが区別されています。

外装と数量は確認できたものの、品質検査や検収がまだ終わっていない場面の文例です。

件名：注文品着荷のご連絡（注文番号 PO-2026-0710）

株式会社○○
営業部　○○様

いつもお世話になっております。株式会社△△ 購買部の△△です。

本日7月10日、注文番号 PO-2026-0710 の商品「業務用プリンター」2台を確かに受領いたしました。納品書との照合、外装および数量の確認を行い、現時点で異常はありません。

動作確認を含む検収は7月11日までに実施し、結果を改めてご連絡いたします。迅速にお手配いただき、ありがとうございました。

今後ともよろしくお願いいたします。

受領書を返送し、検収完了も明示する場合の例です。紙で送る場合は日付、宛名、差出人を配置し、メール添付ならPDFのファイル名と添付数も本文に書きます。

2026年7月10日

株式会社○○
営業部長　○○ ○○ 様

株式会社△△
購買部長　△△ △△

注文品着荷および検収完了のご通知

拝啓　平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、注文番号 PO-2026-0710 にて発注いたしました下記商品は、本日確かに着荷いたしました。納品書との照合および検収を行い、品名・数量・仕様・外観とも注文内容に相違がないことを確認しております。

受領書1通を添付いたしますので、ご確認くださいますようお願い申し上げます。まずは着荷および検収完了のご通知まで。

敬具

記

1．商品名　業務用プリンター ABC-100
2．数量　2台
3．納品書番号　DN-0710-01
4．検収日　2026年7月10日

以上

日本郵便の着荷通知例には、品目・数量・到着と支払予定を伝える形も掲載されています。支払日を記載する場合は、注文書・契約書・請求書の条件と社内承認を確認し、未確定の日付を書かないようにします。

到着直後は「本日、注文番号○○の商品を受領しました。外装と個数は確認済みです。内容物の検品は○月○日までに行い、相違がある場合は改めて連絡します」のように、確認済みと未確認を分けます。

「確かに受領しました」「異常ありません」という一文だけでは、どこまで確認したかが分かりません。相手との契約で検収期限が定められている場合は、その期限内に結果を通知します。

通常の着荷通知に「異常なし」と書かず、件名から要確認であることが分かる連絡に切り替えます。原因や責任を断定せず、受取時に確認できた事実と希望対応を示します。

件名：【ご確認依頼】注文番号 PO-2026-0710 到着品の数量不足について

本日7月10日に到着した「交換用トナー」について、注文数量20本に対し、納品書記載は20本、現物は18本でした。外箱に目立った破損はありません。

開梱時の状態と内容物の写真、納品書の写しを添付いたします。恐れ入りますが、出荷内容をご確認のうえ、不足分2本の再送可否と発送予定日を7月11日までにご連絡ください。

外箱、送り状、緩衝材、商品を撮影し、到着時刻・受領者・運送会社への申告内容も保存します。社内の取扱いミスが原因だった場合の報告は、商品破損の始末書で事実・原因・再発防止策を整理します。