品切れ・在庫切れのお詫びメール
注文後の品切れは、謝罪より先に相手が判断できる事実と選択肢をそろえることが重要です。対象注文、欠品数量、入荷見込み、分納・代替・取消の可否、次に連絡する日を明確にします。
納期へ影響すると分かった時点で、電話など急ぎの手段で事実を伝え、同じ内容をメールで残します。確定していない入荷日を断言せず、「メーカー回答待ち」「次回回答日」を分けます。
欠品時に提示する4つの選択肢
| 選択肢 | 伝える内容 | 相手の返答 |
|---|---|---|
| 入荷待ち | 予定日、確度、次回連絡日 | 待つ期限を指定 |
| 分納 | 先に出せる数、残数の納期、送料 | 分納の可否 |
| 代替品 | 仕様差、価格差、保証、納期 | 代替品への変更承諾 |
| 取消 | 対象数量、返金・前払金、手続期限 | 取消範囲と返金先 |
品切れのお詫びメール文例
件名：【重要】ご注文品AB-120の欠品と対応方法（PO-2026-0824-01）
株式会社△△
購買部 山田様
いつもお世話になっております。株式会社○○営業部の佐藤です。
8月24日にご注文いただいたAB-120 50台について、弊社の在庫反映に誤りがあり、現在20台が不足していることが判明しました。ご注文どおりの納期を確保できず、誠に申し訳ございません。
現在ご案内できる対応は次のとおりです。
- 30台を9月15日、残り20台を9月25日に分納する
- 50台すべてを同等品AB-125へ変更し、9月15日に納入する（1台2,000円増）
- 不足する20台のみ注文を取り消す
メーカーからの次回回答は8月27日です。ご希望の対応を8月28日までにお知らせください。お急ぎの場合は担当佐藤（03-XXXX-XXXX）へご連絡ください。
入荷日が未確定の場合
「近日中」「できるだけ早く」ではなく、確認中の相手、次に回答できる日、確定まで注文をどう扱うかを書きます。例えば「入荷日はメーカー確認中です。8月27日15時までに進捗を再連絡します。それまで注文を保留するか、取消を希望するかお知らせください」とします。
送信前チェック
- 欠品する品番・数量と、確保済み数量が正しいか
- 入荷予定と出荷予定を混同していないか
- 分納や代替で追加費用が出るか
- 相手の承諾前に別商品へ変更しないか
- 前払金・送料・キャンセルの処理担当を確認したか
避けたい表現
責任を曖昧にする
「諸般の事情により、しばらくお待ちください」
判断材料を示す
「20台が不足。9月25日分納、同等品、20台取消から選択できます」
注文条件を変更する場合は、相手の選択を記録し、変更後の数量・価格・納期を注文番号にひも付けて再確認します。
最終確認日: 2026年8月24日
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