ビジネス文書 文例集

6W2Hは、ビジネス文書で用件を具体化するための確認フレームです。依頼書、報告書、稟議書、通知文、メール本文のどれでも、読み手が「何を判断し、何をすればよいか」を理解できるように情報を整理します。

2026年現在は、文書がメール、PDF、チャット、ワークフロー、電子契約、クラウド共有で回覧されることが増えています。作成者が目の前で補足できない前提で、日時、担当者、目的、期限、金額、添付資料を文書内に残すことが重要です。

6W2Hの確認項目

• When：いつ。実施日、期限、回答期限、対象期間
• Where：どこで。場所、部署、システム、納品先、保管先
• Who：誰が。担当者、責任者、承認者、作成者
• Whom：誰に。依頼先、通知先、顧客、対象社員
• What：何を。依頼内容、商品、資料、作業、判断事項
• Why：なぜ。目的、背景、根拠、リスク
• How：どのように。手順、提出方法、共有方法、確認方法
• How much：いくらで。金額、予算、単価、数量、工数

文書に落とし込むコツ

すべての項目を長く書く必要はありません。読み手の行動に直結する項目を優先し、足りない情報は箇条書きや表で補います。たとえば稟議書では目的、費用、効果、比較案、リスクを明確にし、依頼メールでは期限、依頼内容、添付資料、回答方法を先に示します。

生成AIで文案を作る場合も、6W2Hを先に整理してから入力すると、抜け漏れの少ない下書きになります。ただし、AIが補った日付、金額、会社名、法令名は必ず人が確認しましょう。