取引文書についてのビジネス文書の一覧です。取引文書とは、ビジネス文書においてビジネス上の通知や照会、依頼、請求、契約などの取り決め等を図る際に作成され、社外の取引先等に対して提出される文書となります。ここでは、取引文書の書き方の解説や、雛形、テンプレート、文例などを照会していきます。

注文取消状(当方責任)

こちらに非がある場合の注文取消しを行うための取消状です。事情を丁寧に説明した上でお詫びの言葉を尽くすのが礼儀となります。書きにくいこともあるかもしれませんが、しっかりと説明した上で相手の理解を求めるようにする。



注文取消状(先方責任)

ここでは、先方の不手際や納品の遅れなどによる注文取消状の書き方やテンプレートを紹介していきます。先方の都合や責任で注文を取り消す場合はそれが当然の措置であると相手を納得させるよう明確な理由や事実を述べることが重要です。



支払い期日延期の承諾状

支払期日の延期などについての承諾状については、こちらとしても簡単にお受けすることができないが、どういう経緯で承諾するに至ったのかを記載し、恒常化しないように相手に対して理解を求めます。また、次回以降はしっかりと期限を守るようにということも書き添えておきます。



値引き承諾状

値引き承諾状は、相手から寄せられた値引き依頼などに対する返事として用います。なお、一部承諾の場合、条件付承諾の場合は承諾の範囲をハッキリされることが重要です。返書ですので頭語には「拝復」を用いるのが通常です。



注文承諾状

注文承諾状とは、注文を受けた際にその注文をお受けしたことを約束するビジネス文書です。双方の勘違いや行き違いを防ぐためにも発注数量や納期について間に合わせることを約束します。なお、注文承諾状は通常相手に対する返書であることから頭語には「拝復」を用いるのが一般的。



資料請求の依頼

他社に対して商品資料などを依頼するためのビジネス文書です。資料請求の場合相手がおおっぴらに資料請求を募集などとしていない場合は、「なぜこの資料が欲しいのか?」ということを明確にする必要があります。



見積り依頼

見積りの依頼については通常、面談などを通じての口頭による打ち合わせが多いですが、採取的な確認のためにも文書として提出するのも良いでしょう。また、遠隔地など直接会えない場合などはこのように見積もり依頼状による見積もりを依頼することもあります。



条件付注文書

条件付注文書とは、予め納期や価格などについて条件をつけた上での注文書となります。例えば指定日までに納品できるであれば注文しますが、そうでない場合は注文しないといった注文方法です。勘違いや誤解をなくすためにも、条件どおりにならない場合の処理を明確に記述します。また、お互いの信頼関係を損ねることが内容、あまりにも無理な条件は出さないようにしましょう。



カタログ注文書

相手から提供されたカタログなどを通じて商品を購入する場合でページ数が多く、商品点数も多いときは、何ページの何番というように相手にどの商品を送るのかわかるようにしておきます。また、後日のトラブル防止の為に控えは必ず残しておきます。



商品注文書

注文書を作成して送る場合は、送付後のトラブル防止のためにも控えを取っておくか、データとして残しておくことが重要です。電話などで口頭により注文をする場合もあるかと思いますが、確認の意味で注文書を送っておくと、その後の言った言わないのトラブル予防ともなりますので、注文の際は注文書を送付する習慣をつけましょう。



取引条件照会

取引条件照会はこれから取引を始めるにあたって、具体的な取引条件(価格・支払い方法・諸条件)などを相手に対して問うものです。何を照会したいのかをできるだけ具体的に記述するのが基本となります。



在庫照会

在庫照会を書面にて行う場合は、内容をしっかりと明記しておく必要があります。その上でこうした照会については、返信用封筒に切手を貼って同封しておくのがマナーです。当然ですが返信用封筒には回答のあて先として担当者の氏名を必ず入れておきます。



不採用通知

不採用通知を送付する際は相手の落胆を少しでも和らげるように遺憾の意をそえるなど本人へ気遣いをしましょう。ここでは、不作用通知の文例やテンプレートを紹介していきます。



採用通知

採用通知のお知らせは原則として簡潔かつ明瞭に記載するのが基本です。誤解を招いては大変ですので明瞭にしましょう。また、出社日の指示など今後のスケジュールについても記載するとわかりやすいといえます。



年末年始の営業のお知らせ

年末年始の営業についてのお知らせは取引先や小売をしているのであれば店舗先などにおいておくもので、通知状というよりもどちらかといえば挨拶状としての意味合いの方が強いものです。儀礼的にならないように注意して簡潔に記載します。送付する際はファックスや葉書を利用してもかまいません。



値上げ通知状

諸事情によりこれまで販売してきた価格よりも価格を引き上げる(値上げする)場合などに送る通知状です。値上げの理由や事情についてできるだけ明確に伝えて相手の了解を得ることが重要になります。



カタログ送付状

商品のカタログ等を送付する際に添付する送付状の文例です。カタログ送付の依頼に対するお礼と問い合わせ先の連絡先、担当者の氏名などを載せておくとより効果的といえるでしょう。



商品納期の照会

注文していた商品が届かない場合などは、送り状・納品書などをチェックして注文日や注文内容、日付、予定納期などを具体的に入れて文書を作成します。商品が届かないなどの場合は腹が立つこともあるでしょうが、あまり高圧的な態度とならないように注意しましょう。



新製品取り扱いの通知

新製品などが新たに販売された際に既存の顧客などにその紹介をするためのビジネス文書。新製品紹介といった場合には特徴やセールスポイントなどを簡潔に触れて相手の注意をひきつけるような文書にするようにしましょう。



品切れの通知

注文いただいた商品などが欠品している場合などに送付するビジネス文書となります。品切れの場合どういった状況で入荷はいつごろになるのかを知らせることが大切です。ここでは、品切れの通知状の書き方などを説明します。



送金通知

送金通知状とは、商品代金などを相手の銀行口座などに送金したことを知らせる通知状の一種です。特に数字や金額などについてはしっかりと再確認するなどしてミスを防ぐようにしましょう。経理上送金した場合振込銀行の受領書が領収書の代わりになるので、領収書は通常必要ありませんが領収証を必要とする場合は別途その旨を記述しておきましょう。



着荷通知

着荷通知は依頼していた商品が到着した場合などに利用されるビジネス文書です。この場合は、注文していた商品の名称や数量などが間違いないかどうか、商品に破損等がないかを知らせる文書となります。



出荷通知

出荷通知とは、主に商品の販売先や卸先などに対して商品の発送等を通知する目的で作成されるビジネス文書です。この手の文書において重要な点は、「何を」「どれだけ」「どのように」「いつ」送ったのかということを明確にすることが重要といえるでしょう。



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