ビジネス文書の基本についてのビジネス文書の一覧です。ビジネス文書の基本では、ビジネス文書の書き方やビジネス用語、時候の挨拶、尊敬語と謙譲語、ビジネス文書で使える慣用句などの使い方などをわかりやすく説明していきます。

委任状

委任状とは第三者に本人が行うべきことを依頼する際にその意思を表明する文書です。役所手続きなどはほとんどのものが本が行うとされていますが、時間的・物理的に無理な場合があります。 そうしたときに、別の第三者(家族や友人、従業員など)に代わりに手続きを行ってもらう際などに必要となるのが委任状です。



末文の慣用句

末文の慣用句とは、手紙の最後につける言葉で手紙の締めくくりに使われる表現です。ここでは、末文の慣用句として用いられる例文・文例を紹介していきます。



お詫びの慣用句

お詫びの慣用句とは、手紙において挨拶の慣用句に続けて書かれるもので、相手に対して過日におこした問題などを陳謝する場合に使う言葉です。取引上での問題の他、何かをしてもらった際などにお詫びとして手紙を書く際に適した慣用句です。



感謝の慣用句

感謝の慣用句とは、手紙において挨拶の慣用句に続けて書かれるもので、相手に対して日ごろの感謝の気持ちを伝えるための慣用句になります。日ごろのお礼やお世話になったことなどを書くことになります。ここでは、感謝の慣用句についての文例・例文を紹介していきます。



挨拶の慣用句

挨拶の慣用句とは、手紙において時候の挨拶に対して続けてかかれるあいさつ文のことで、一般的にはほぼ定型文が利用されます。安否の挨拶ともよばれ、基本的には相手が元気・上手くいっていることに対してのお祝いの言葉を持ってそれに代えます。



12月の時候の挨拶

12月は、季節的には「冬」にあたります。12月に出す手紙に使う時候の挨拶は、ようやく到来した冬についての季節感をあらわして書くのが良いでしょう。また、12月の後半は押し寄せる年の瀬や年末の忙しさなどを挨拶としてあらわすと良いでしょう。



11月の時候の挨拶

11月は季節的には「秋」にあたる季節です。晩秋と呼ばれる時期であるように寒さもひとしお厳しくなり冬の到来を示す時期でもあります。11月に出す手紙に使う時候の挨拶としては本格的な秋そして冬を迎える気持ちを表現するのが良いでしょう。



10月の時候の挨拶

10月は季節的には「秋」にあたる季節です。朝晩の冷え込みも強くなり、また秋らしさを示す草花も咲くようになります。10月に出す手紙に使う時候の挨拶としては本格的な秋を迎えたことの気持ちを表すのが良いと考えられます。



9月の時候の挨拶

9月は季節的には「秋」にあたる季節です。まだまだ暑い日もありますが、ふとしたときに秋を感じることができるようになる季節となります。9月に出す手紙に使う時候の挨拶としては初秋を迎えたことの気持ちを表すのが良いと考えられます。



8月の時候の挨拶

8月は季節的には「夏」にあたる季節です。また、秋への入り口にもなる月でありお盆明け以降は「残暑」と表現されるのが基本です。8月に出す手紙に用いる時候の挨拶は、前半は夏の暑さを、後半は残暑の厳しさなどを表現するのが良いと考えられます。



7月の時候の挨拶

7月は季節的には「夏」にあたる季節です。ようやく梅雨があけて、本格的な夏が到来するといった感を表現するべき季節であるといえるでしょう。7月に出す手紙に使う時候の挨拶はこうした「夏」らしさを表現するのが良いのではないかと考えられます。



6月の時候の挨拶

6月は季節的には「夏」にあたる季節です。しかし、夏というよりは感覚的には「梅雨」という季節感がふさわしいといえるでしょう。6月に出す手紙に使う時候の挨拶は、うっとおしい梅雨の時期をどのようにお過ごしでしょうか、といった挨拶にするのが良いと考えられます。



5月の時候の挨拶

5月は季節的には「春」にあたる季節です。晩春というのにふさわしい時期でちょっと汗ばむ陽気の日もあるような時期です。若葉も生い茂げり生命の息吹を感じる月でもあります。5月に出す手紙の時候の挨拶は春であるということと、植物の生命力を感じさせるような挨拶が一般的であると考えられます。



4月の時候の挨拶

4月は季節的には「春」にあたる季節です。また、新入社員なども入社して会社全体が新しい年度がスタートしたという月にあたります。4月に出す手紙に用いる時候の挨拶としては、春真っ盛りの陽気ですごしやすいという内容の挨拶が一般的であるといえるでしょう。



3月の時候の挨拶

3月は季節的には「春」にあたる季節です。3月に出す手紙に用いる時候の挨拶は、長い冬が明けてようやく春が訪れたという喜びなどを表現する時候の挨拶が一般的であるといえます。



2月の時候の挨拶

2月は、季節的には「冬」にあたります。2月に出す手紙に使う時候の挨拶は、まだまだ寒いということを伝え、2月中旬以後でしたら、まもなく訪れる3月ということを期待する時候の挨拶などが一般的であるといえるでしょう。



1月の時候の挨拶

1月は、季節的には「冬」にあたります。1月に出す手紙に使う時候の挨拶は、まだまだ寒いということや、新年を迎えたお慶びなどを出すことが時候の挨拶の基本となるでしょう。



文書における尊敬語と謙譲語

尊敬語とは相手を敬う言葉で、謙譲語は自分を低く見せることにより相手を立てるための言葉です。あまり意識はしないかもしれませんが、文書においても尊敬語や謙譲語というものは存在しています。しっかりと理解していないと、文書で相手を怒らせることになるかもしれません。



時候の挨拶

時候の挨拶(じこうのあいさつ)とは、ビジネス文書を含む手紙に用いられるもので、美しい手紙や礼儀正しい文章を書く際に使える季節ごとの挨拶です。時候の挨拶は通常、頭語の後に使われ、季節ごとの美しい情緒を示すものです。



頭語と結語

頭語と結語は文書における組み合わせで、文頭における挨拶の前につけるのが「頭語」で文末における結びで用いるのが「結語」と呼ばれるものです。利用シーンや急ぎの場合、返信の場合などで用いる頭語と結語は異なりますので、しっかりと理解しましょう。



手紙形式のフォーマット

手紙形式のビジネス文書は原則として、年賀状や取引のお礼状などの取引とは直接関係なく、相手に対して何か見返りや行動を求めるものではない場合に使われることが多くなっています。相手に対して何かを通知する場合は文書形式を使用します。どちらかといえば私信に近い形式となります。



文書形式のフォーマット

文書形式とは、一般的なビジネス文書におけるスタイルのことで、横書きに書かれるタイプのビジネス文書のことを指します。文書形式のビジネス文書では目的を簡潔に周知させることが第一の目的となりますので、わかりやすさを第一とします。



ビジネス文書のフォーマット

ビジネス文書は大きく「文書」によるものと「手紙」によるものの二種類があります。日本においては、ビジネス文書形式は横書き、ビジネス案内(手紙)形式によるものは縦書きとして用いられることが多いようです。ここでは、主だったビジネス文書制作におけるフォーマットについて説明していきます。



一文書の用件は一つ

原則として、ビジネス文書においては一つの文書で書かれることは一つの目的について書くものです。その会社に提案することが非常に多い場合であっても、一つの文書に二個も三個も用件があればわかりにくくなってしまいます。ビジネス文書は原則一文書一用件を心がけます。



文体・仮名遣いの統一

ビジネス文書は物語を書くわけではありません。できる限り簡潔に記述する必要があります。難解な言い回しや無駄な文語調は避けて、文体については当然に統一していきます。ですます調なら、ですます調で書き上げ、だである調なら、だである調で書き上げましょう。



誤字・脱字のチェック

ビジネス文書では、必要事項を全て書いたと思っても、それに間違いがあれば目的が果たせないことがある他、場合によっては大きなトラブルへと発展する恐れもあります。文章の作成が完了した後も、最低でも1回以上は見直しを行いましょう。



6W2Hで用件を明確にする

ビジネス文書においては、用件の伝達が最大の目的となります。そのために、6W2Hを常に心がけて、用件を明確にそして具体的に記述することが重要になります。



ビジネス文書作成ポイント

ビジネス文書を作成する場合は、ポイントがあります。ポイントを抑えてビジネス文書を作成することで、見栄えや伝えやすさが格段にアップします。ここでは、ビジネス文書をわかりやすく書くためのポイントやコツを紹介していきます。



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