通知状についてのビジネス文書の一覧です。通知状とは、事務処理等の必要性から作成されるビジネス文書で、取引先等に対して要件を伝えるために作成される文書です。通知が目的の文書ですので、簡潔、正確に要件をわかりやすく書くのが通知状作成のポイントです。ここでは、各種通知状の文例を通じて通知状の書き方を解説していきます。

不採用通知

不採用通知を送付する際は相手の落胆を少しでも和らげるように遺憾の意をそえるなど本人へ気遣いをしましょう。ここでは、不作用通知の文例やテンプレートを紹介していきます。



採用通知

採用通知のお知らせは原則として簡潔かつ明瞭に記載するのが基本です。誤解を招いては大変ですので明瞭にしましょう。また、出社日の指示など今後のスケジュールについても記載するとわかりやすいといえます。



年末年始の営業のお知らせ

年末年始の営業についてのお知らせは取引先や小売をしているのであれば店舗先などにおいておくもので、通知状というよりもどちらかといえば挨拶状としての意味合いの方が強いものです。儀礼的にならないように注意して簡潔に記載します。送付する際はファックスや葉書を利用してもかまいません。



値上げ通知状

諸事情によりこれまで販売してきた価格よりも価格を引き上げる(値上げする)場合などに送る通知状です。値上げの理由や事情についてできるだけ明確に伝えて相手の了解を得ることが重要になります。



カタログ送付状

商品のカタログ等を送付する際に添付する送付状の文例です。カタログ送付の依頼に対するお礼と問い合わせ先の連絡先、担当者の氏名などを載せておくとより効果的といえるでしょう。



新製品取り扱いの通知

新製品などが新たに販売された際に既存の顧客などにその紹介をするためのビジネス文書。新製品紹介といった場合には特徴やセールスポイントなどを簡潔に触れて相手の注意をひきつけるような文書にするようにしましょう。



品切れの通知

注文いただいた商品などが欠品している場合などに送付するビジネス文書となります。品切れの場合どういった状況で入荷はいつごろになるのかを知らせることが大切です。ここでは、品切れの通知状の書き方などを説明します。



送金通知

送金通知状とは、商品代金などを相手の銀行口座などに送金したことを知らせる通知状の一種です。特に数字や金額などについてはしっかりと再確認するなどしてミスを防ぐようにしましょう。経理上送金した場合振込銀行の受領書が領収書の代わりになるので、領収書は通常必要ありませんが領収証を必要とする場合は別途その旨を記述しておきましょう。



着荷通知

着荷通知は依頼していた商品が到着した場合などに利用されるビジネス文書です。この場合は、注文していた商品の名称や数量などが間違いないかどうか、商品に破損等がないかを知らせる文書となります。



出荷通知

出荷通知とは、主に商品の販売先や卸先などに対して商品の発送等を通知する目的で作成されるビジネス文書です。この手の文書において重要な点は、「何を」「どれだけ」「どのように」「いつ」送ったのかということを明確にすることが重要といえるでしょう。