髭と身だしなみのマナー
ビジネスマンの方でしたら基本的に髭(ヒゲ)は全面的にNGです。おしゃれなヒゲであってもデザイナー・芸能関係など特殊な業界で働いている方以外はやめておきましょう。特に新人の場合は良い印象で見られることはまずありません。
ビジネス文書・メールでの「各位」の使い方
複数の関係者に案内や依頼を送るときに使う「各位」は、ビジネス文書やメールでよく使われる宛名表現です。ただし「各位様」「各位殿」のような二重敬称は避ける必要があります。
ビジネスメールの基本とマナー
ビジネスメールの基本では、ビジネスの現場で電子メールを利用する際に心がけておきたい、ビジネスメールの基本的なポイントや書き方などを分かりやすく解説していきます。ビジネスメールの基本は「わかりやすさ」です。多い人は一日に何百通ものメッセージ(メール)を受け取るわけですから、こうした基本を抑えておくことがポイントです。
ビジネスと手紙
情報化社会の現在、大切な用件や挨拶も電子メールを使えばすぐに相手のところにまで飛んでいきます。しかしこうした時代だからこそ手書きで書かれた手紙が人の心を打つこともあります。ビジネスは人と人のコミュニケーションで発展するものでもありますので、こうした手紙がビジネスにおいて役立つケースも多数あります。
訪問先へのお礼
原則として日常的な訪問である場合には、帰社後に特別に相手に対して挨拶などをする必要はありません。電子メールなどで「本日はありがとうございました」などと挨拶をする程度で十分です。逆に電話でお礼を言っても、辞去する際の挨拶と被りますし、電話で呼び出すほどの用件でもなくかえって失礼です。ただし、大きな取引が成立した際やお世話になった場合などはお礼をすると効果的です。
訪問先からの辞去
原則として打ち合わせなどを終わらせる(切り上げる)のは訪問者側が行うのがマナーとされています。ですから、相手はもう帰って欲しいのにと思っているのにそれを言い出せないでいるだけかもしれません。話が終わったのでしたらできるだけ早く辞去するようにします。
プランの提示
プランの提示とは、交渉や営業においてお客様のもつニーズがヒアリングによりある程度明らかになった後に行うものです。お客様のニーズを聞き出してすぐに提案をしても相手は「もっといいプランがあるのではないか?」と疑問に思うものです。そこで、お客様からヒアリングしたニーズを実現させるためのプランをいくつか提示してそれらの内容を説明した上で、具体的な提案を図るというのがコツとなります。
ヒアリング
ヒアリングは主に、お客様や取引先のニーズを明らかにする、理解するために用います。ただし、単に質問を単発単発で行うだけでは話が冗長となってしまうだけで、逆に的外れな質問をしているとかえって相手をイライラさせることにもつながります。そのためにも、的確で的を得た質問(ヒアリング)を行えることが良い商談へと結びつくのです。
訪問の準備をする
具体的なアポイントが決まり訪問する予定ができたら、訪問先に訪問する為の準備をしておく必要があります。最低でも、訪問先までの交通ルートやそれにかかる時間などはあらかじめ考えておき、最低でも10分前には到着できるように予定を立てておきます。また、訪問先で必要になる書類や情報なども整理しておきます。
話を切り上げる際のマナー
会議や打ち合わせにおいて用件自体は済んだのに中々帰ってくれないお客様もいるでしょう。ただ、こういう場合に単に「それではこれで」と応対側は中々言いづらいものです。基本的なマナーでは話を終わらせて席を立つのは来客側とされているからです。ここでは、話の切り上げ方やそのポイントを解説します。
ファックス利用のマナー
FAXは利用頻度が下がっていますが、医療、行政、士業、建設、既存取引先とのやり取りなど、一部の業務では今も使われることがあります。重要なのは「FAXだから安全」と考えないことです。送信先番号の入力ミス、共有機での放置、受信者以外の閲覧、紙の紛失が起こり得ます。
ビジネスでの話し方の基礎
ビジネスでの話し方は、相手が判断しやすいように情報を整理して伝えることが基本です。雑談とは違い、結論、事実、意見、依頼を分けることで、報告や相談の質が上がります。
報告の仕方
報告は、任された仕事の状態を相手が判断できる形で共有することです。順調なときだけでなく、遅れそうなとき、判断が必要なときほど早く伝えます。
ほうれんそう
ほうれんそうは、上司に何でも細かく伝えるための合言葉ではありません。仕事の状態、変化、迷いを適切なタイミングで共有し、チームが早く判断できるようにするための基本動作です。
社会人が持っておきたい身だしなみ用品
身だしなみは朝に整えて終わりではありません。移動、昼食、雨、暑さ、オンライン会議の直前など、仕事中にも整え直す場面があります。小さな備えがあるだけで、慌てず対応できます。
ヘアスタイルのマナー
仕事でのヘアスタイルは、流行や好みだけでなく、相手に与える印象、作業の安全性、職場のルールに合わせて整えます。性別で一律に決めつけるより、清潔で仕事の邪魔にならない状態かを確認しましょう。
ビジネスマナーとは
ビジネスマナーとは、仕事で関わる相手に不安や負担を与えず、円滑に協力するためのふるまいです。形式を覚えるだけでなく、相手が判断しやすい、安心できる、次の行動を取りやすい状態をつくることが目的です。