ビジネスマナー講座

会社訪問の受付マナー｜名乗り方・無人受付・早着と遅刻の対応

受付では、自社名・氏名・訪問相手・予約時刻を一度で伝え、訪問先の入館手順に従います。

有人受付での名乗り方

受付担当者へ挨拶し、自社名、部署、氏名、面談相手の部署・氏名、予約時刻を伝えます。受付担当者に対しても、訪問相手と同じように丁寧に応対します。

無人受付・受付システムの場合

タブレット、内線電話、QRコードなど、表示された手順に従います。担当者の個人携帯へ先に電話するよう指示されていない限り、受付手続きと並行して複数の連絡を重ねないようにします。発行された入館証は見える位置に着用し、退出時に返却します。

早く着いた・遅れそうな場合

• 早着：前倒しを求めず、指定がなければ5分前頃に受付する
• 遅刻：分かった時点で担当者へ到着見込みと面談短縮の可否を連絡する
• 同行者待ち：全員そろってから受付するか、先に伝えるかを社内で決める
• 予約不明：受付担当者を責めず、確認メールや担当者連絡先を提示する

受付で避けたい行動

何度も訪問している会社でも、受付を通らず執務スペースや会議室へ入ってはいけません。受付周辺で顧客名や商談内容を大声で話す、来訪者名簿をのぞく、許可なく撮影することも避けます。

受付で用件を聞かれた場合

「契約更新の打ち合わせです」のように取次ぎに必要な範囲で答えます。価格、障害、個人名など機密性のある詳細を受付周辺で説明する必要はありません。「詳細は鈴木様へ直接ご説明します」と伝え、相手の案内を待ちます。

複数人で訪問した場合は、代表者が全員の社名・氏名を伝えます。別々に受付すると人数確認や入館証発行が混乱するため、遅れて来る人がいる場合は先に知らせます。

受付業務を運営する側へ

来訪数が多く、取次ぎや入館証発行が負担になっている場合は、読後の検討材料として受付システムの選び方も確認できます。