ビジネスマナー講座

取引先との面談マナー｜冒頭・時間管理・合意事項の確認

面談では、感じのよい会話だけでなく、限られた時間で目的・決定事項・次の行動を共有することが重要です。

面談の冒頭でそろえること

挨拶と名刺交換が終わったら、「本日は契約更新の条件確認で、16時までのお時間をいただいております」のように目的と終了時刻を確認します。雑談は関係づくりに役立つ場合がありますが、相手の時間を使い続けないよう本題へ移ります。

説明・質問・記録の進め方

• 結論と判断してほしい点を先に伝える
• 相手の発言を遮らず、不明点は要約して確認する
• 事実、提案、自社の希望条件を分けて説明する
• 録音・録画・AI議事録を使う場合は事前に同意を得る
• 個人情報や機密情報を記録する範囲は社内規程に従う

その場で答えられない質問

曖昧な回答で埋めず、「社内で確認し、7月15日までにメールで回答します」と確認方法と期限を伝えます。担当外の内容を約束したり、未承認の価格・納期を確定事項として話したりしないようにします。

終了前に合意する4点

商談メモ作成が継続的な負担になっている場合は、録音可否や情報管理を確認したうえでAI議事録・音声記録の導入ガイドも比較材料になります。

面談後すぐに記録すること

移動を始める前に、決定事項、相手の要望、約束した資料、未回答の質問をメモへ追記します。記憶だけで社内報告を作ると、相手の発言と自分の解釈が混ざりやすくなります。

社内共有では、確認できた事実、自社の評価、提案する次の行動を分けます。相手へ送る確認メールと社内メモでは必要な情報が異なるため、同じ文章をそのまま転送しないようにします。