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連絡の仕方
ビジネスでの連絡は、相手が判断できる情報を早く正確に届けることが目的です。誰に、何を、どの手段で伝えるかを整理します。
ビジネスでの連絡は、単に情報を送ることではありません。相手が次の判断や行動を取れるように、必要な情報を、必要な相手へ、遅れずに届けることが大切です。
連絡と報告・相談の違い
- 連絡：予定、変更、共有事項など、相手が知っておくべき事実を伝える
- 報告：結果、進捗、問題点など、任された仕事の状況を伝える
- 相談：判断に迷うこと、支援が必要なことを事前に持ちかける
たとえば「電車遅延で10分遅れます」は連絡、「商談結果は次回見積もり提出になりました」は報告、「納期を延ばす交渉をしてよいか」は相談です。混ざる場合もありますが、最初に目的を決めると伝え方がぶれません。
連絡前に整理する項目
- 誰に伝えるか：直属の上司、関係者、取引先、チーム全体など
- 何を伝えるか：発生した事実、影響、対応状況、次の予定
- いつまでに伝えるか：相手の判断に影響するものほど早く
- どの手段で伝えるか：電話、チャット、メール、社内ワークフローを使い分ける
- 記録を残すか：後で確認が必要な内容はメールやツールにも残す
手段別の使い分け
緊急性が高い連絡は電話やチャット、記録性が必要な連絡はメールや社内ツールが向いています。社内ルールで連絡手段が決まっている場合は、それを優先します。電話で伝えた内容も、重要な決定や日程変更は文章で残しておくと安心です。
そのまま使える連絡例
「本日10時の打ち合わせについて、電車遅延のため10分ほど遅れる見込みです。到着予定は10時10分です。先に資料確認を進めていただけるよう、共有フォルダに最新版を入れています。」
「○○案件について、先方から仕様変更の連絡がありました。納期に影響する可能性があるため、詳細を確認中です。分かり次第、本日15時までに改めて報告します。」
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