ビジネスマナー講座

メールで送らない方がよい用件｜電話・チャット・会議の使い分け

メールは便利ですが、緊急性、機密性、誤解の大きさによっては、別の連絡手段へ切り替えた方が正確で安全です。

メールだけで送らない方がよい5つの用件

緊急連絡は「通知」と「記録」を分ける

たとえば個人情報の誤送信に気づいた場合は、長い説明メールを作る前に、社内の事故報告先へ決められた手段で連絡します。その後、発生時刻、送信先、含まれる情報、行った対応を正確に記録します。緊急時ほど、独断で削除依頼や対外説明を進めず、責任者の指示に従います。

感情的なメールを書いたとき

不満や反論をすぐ送らず、相手に求める事実確認と、自分の評価を分けます。文章が長くなる、同じ主張を繰り返す、CCが増える状態なら、短い打ち合わせへ切り替えます。

支払い・請求に関する突然の変更

取引先を装って振込先変更を依頼するビジネスメール詐欺があります。IPAのBEC対策情報も参考に、メール本文に書かれた新しい電話番号だけを使わず、契約書や社内マスタなどで確認済みの連絡先から担当者へ確かめます。確認者と承認者を分けることも有効です。

機密情報を共有するとき

• そもそもメール添付が許可されている情報か確認する
• 必要な相手だけにアクセス権を付ける
• 共有期限、再共有、ダウンロードの可否を設定する
• パスワードを別メールで送るだけで安全と決めつけない
• 誤送信時の報告先と連絡方法を事前に把握する

口頭へ切り替えた後に残す内容

電話や会議で解決したら、日時、参加者、確認した事実、決定事項、担当者、期限をメールや正式な業務システムへ残します。口頭なら何も残さなくてよい、メールなら証拠になる、という二択ではなく、目的に応じて組み合わせます。