アポイントの取り方｜取引先へ面会を依頼する電話・メール例
アポイントでは、会いたいという希望だけでなく、相手が受けるか判断できる情報を短くそろえます。
面会依頼で伝える5項目
| 項目 | 伝える内容 |
|---|---|
| 目的 | 何を相談・確認・提案したいか |
| 候補日時 | 相手が選べる2～3候補と時間帯 |
| 所要時間 | 30分、1時間など必要な目安 |
| 訪問者 | 会社名、部署、氏名、同行者と人数 |
| 実施方法 | 訪問、オンライン、電話の希望 |
電話でアポイントを取る例
「いつもお世話になっております。株式会社○○の山田です。現在ご利用中の保守契約の更新について、条件をご説明したくお電話しました。30分ほどお時間をいただけますでしょうか。7月15日午後、16日午前、18日終日ではご都合いかがでしょうか」
電話口の担当者が決められない場合は、無理に確定させず、候補日時と用件をメールで送って確認を依頼します。
メールで面会を依頼する例
件名：保守契約更新のご説明日程について（株式会社○○ 山田）
株式会社△△
情報システム部 鈴木様
保守契約の更新条件についてご説明と確認をお願いしたく、30分ほどお時間を頂戴できますでしょうか。弊社からは山田と佐藤の2名で伺います。
候補日時
・7月15日 14時～17時
・7月16日 10時～12時
・7月18日 13時～17時
オンラインでの実施も可能です。ご都合のよい日時と方法をお知らせいただけますと幸いです。
確定後と変更時の対応
- 日時、場所、受付方法、参加者、議題を確認メールに残す
- 相手から会議URLが届かない場合は前営業日までに確認する
- 変更が必要になった時点で理由と代替候補を伝える
- 当日キャンセルは電話など到達しやすい手段を併用する
相手から「いつでもよい」と言われた場合
自分の都合だけで日時を決めず、具体的な候補を改めて示します。「ありがとうございます。それでは7月16日10時から10時30分はいかがでしょうか」と確認し、合意した日時をメールや予定表に残します。
面談相手と日程調整担当者が異なる場合は、誰が最終確定するのかを確認します。仮押さえと確定を混同せず、会議URLや入館方法を受け取った段階も含めて確認メールを保存します。
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