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応接室・会議室への案内

来客を応接室・会議室へ案内するときの歩き方、扉の扱い、上座への案内、席次の考え方を説明します。

応接室や会議室への案内は、来客対応の中でも相手が不安を感じやすい場面です。移動、扉、席次、待ち時間への配慮が必要です。

案内は「歩く位置」と「扉の扱い」で印象が変わる

応接室や会議室へ案内するときは、相手が迷わず移動でき、かつ急かされていると感じない進め方が大切です。廊下では案内者が少し前を歩き、曲がる場所や段差の前で「こちらでございます」と声をかけます。スマートフォンを見ながら歩いたり、相手を置いて先に進んだりしないようにします。

扉が外開きの場合は、案内者が扉を開けて押さえ、お客様に先に入っていただきます。内開きの場合は、案内者が先に入り、扉を押さえてから「どうぞ」と案内します。無人の部屋でもノックをしてから入ると丁寧です。

席へ案内する流れ

  • 部屋に入る前にノックし、使用中でないことを確認する
  • 上座の位置を確認し、「こちらへおかけください」と案内する
  • 荷物置き、資料、飲み物、オンライン会議用の設備が必要か確認する
  • 相手が別の席を希望した場合は、無理に移動を促さず尊重する
  • 担当者が遅れる場合は、目安時間を伝えて待たせっぱなしにしない

入口から見た応接室の席次イメージ

上座
お客様
次席
お客様側
自社側
下座
案内者側
入口

会議室では目的に合わせて調整する

応接室では入口から遠い席が上座になりやすい一方、会議室ではスクリーン、ホワイトボード、オンライン会議用カメラ、資料投影の見やすさも考えます。席次の原則だけでなく、相手が話しやすく、資料を確認しやすい配置にすることが実務上は重要です。

 

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