契約終了・解約通知書
契約を終了または解約するときに、終了日や精算、返却物を相手へ伝える通知書の書き方を紹介します。
契約終了・解約通知書は、契約期間の満了、途中解約、サービス利用停止、業務委託の終了などを相手へ正式に伝える文書です。終了日だけでなく、未払い費用、成果物、貸与物、アカウント、データ返却、秘密保持義務の継続を整理します。
解約条件は契約書で定められていることが多いため、通知前に解約申出期限、違約金、最低利用期間、返金可否を確認します。感情的な表現を避け、契約条項と事実に沿って簡潔に書くことが重要です。
書き方のポイント
- 契約名、契約日、契約番号、終了希望日を明記する
- 解約理由は必要な範囲で簡潔に書く
- 精算、成果物、貸与物、アカウント、データ返却を確認する
- NDAや個人情報取扱いなど、終了後も残る義務を確認する
文例
契約終了のご通知
株式会社○○
○○部 ○○様
当社と貴社との間で締結しております「○○業務委託契約」につきまして、契約書第○条に基づき、○年○月○日をもって終了したく通知いたします。
終了日までの成果物、未精算費用、貸与資料、アカウント停止、データ返却の方法につきまして、別途確認のうえ進めさせていただきます。なお、秘密保持義務その他契約終了後も存続する条項については、引き続き遵守いたします。
ご不明点がございましたら、○○までご連絡ください。
以上
解約通知で曖昧にしないこと
契約終了の連絡では、終了日だけを伝えると、精算やデータ返却で行き違いが起きやすくなります。契約書の条項、解約申出期限、成果物の検収状況、貸与アカウント、未払い費用を確認し、終了後に残る義務も整理しておきます。
- 解約通知が契約上の期限に間に合っているか確認する
- 未納品、未検収、未払い、返金の有無を分けて確認する
- 貸与端末、アカウント、共有フォルダ、資料の返却方法を決める
- 秘密保持、個人情報、競業避止など終了後も続く義務を確認する
あわせて確認したい文書：電子契約締結依頼書 / 注文取消状（先方責任）。
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