契約更新確認書
契約期間の満了前に、更新可否や条件変更を取引先へ確認する文書の書き方を紹介します。
契約更新確認書は、契約期間の満了前に、更新の意思、更新後の契約期間、料金、条件変更、解約期限を確認する文書です。自動更新条項がある契約でも、料金改定や利用範囲の変更がある場合は、早めに確認しておくとトラブルを避けられます。
SaaS、保守契約、業務委託、顧問契約などは、契約更新時に利用実績、費用対効果、解約期限、データ返却、アカウント整理を確認することが重要です。相手に返信してほしい事項を箇条書きにすると、確認漏れを防げます。
書き方のポイント
- 契約名、契約番号、現契約期間、満了日を明記する
- 更新後の期間、料金、支払条件、変更点を示す
- 自動更新の有無、解約申出期限、返信期限を確認する
- 契約担当者、請求先、管理者アカウントの変更も確認する
文例
契約更新内容のご確認について
株式会社○○
○○部 ○○様
現在ご契約中の「○○サービス利用契約」につきまして、契約期間が○年○月○日に満了いたします。更新をご希望の場合は、更新後の契約期間およびご請求先に変更がないかご確認ください。
更新条件は下記のとおりです。変更や解約をご希望の場合は、○月○日までにご連絡くださいますようお願いいたします。
契約名：○○サービス利用契約
現契約期間：○年○月○日から○年○月○日まで
更新後期間：○年○月○日から○年○月○日まで
月額料金：○○円
以上
更新前に社内で確認すること
契約更新は、単に続けるかどうかだけでなく、費用対効果と利用状況を見直すタイミングです。利用人数が減っている、似たサービスを別部署で契約している、料金体系が変わっているといった場合は、更新前に条件交渉やプラン変更を検討します。
- 現在の利用人数、利用頻度、未使用アカウントを確認する
- 料金改定、最低契約期間、自動更新条項を読み直す
- 請求先、管理者、契約担当者が変わっていないか確認する
- 更新しない場合のデータ出力・返却・削除期限を確認する
あわせて確認したい文書：契約終了・解約通知書 / 取引条件照会。
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