請求書訂正依頼書
請求書の金額、宛名、税区分、登録番号などに誤りがあるときに、訂正や再発行を依頼する文書の書き方を紹介します。
請求書訂正依頼書は、請求書の宛名、金額、税区分、登録番号、支払期限、振込先、明細などに誤りがある場合に、取引先へ訂正または再発行を依頼する文書です。支払処理に影響するため、誤りの箇所と正しい内容を明確に伝えます。
インボイス制度に対応した請求書では、適格請求書発行事業者の登録番号、税率ごとの消費税額、取引内容なども確認します。メールで依頼する場合は、誤った請求書を不用意に転送せず、社内ルールに沿って添付や削除の扱いを確認します。
書き方のポイント
- 請求書番号、発行日、請求金額、対象取引を明記する
- 誤っている箇所と正しい内容を対比して書く
- 支払期限に影響がある場合は、再発行期限を伝える
- インボイス制度の登録番号や税率別表示も確認する
文例
請求書訂正のお願い
株式会社○○
経理ご担当者様
○年○月○日付でご送付いただきました請求書につきまして、下記のとおり記載内容の確認をお願いいたします。
請求書番号：INV-0000
確認箇所：消費税区分および請求金額
当社確認内容：○○円
ご請求書記載内容：○○円
恐れ入りますが、内容をご確認のうえ、必要に応じて訂正後の請求書をご再発行くださいますようお願いいたします。支払処理の都合上、○月○日までにご対応いただけますと幸いです。
以上
経理処理を止めない伝え方
請求書の訂正依頼では、相手を責める表現よりも、支払処理に必要な確認として伝えるとやり取りが円滑です。誤りの箇所を文章だけで説明すると伝わりにくいため、請求書番号、該当行、正しい金額や税区分を表に近い形で書くと再発行しやすくなります。
- 支払期限に間に合わせるため、訂正希望日を明記する
- 宛名、登録番号、税率、税込・税抜表示を分けて確認する
- 再発行前の請求書を社内でどのように扱うか確認する
- 訂正後の請求書データの保存先を経理ルールに合わせる
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