ビジネス文書文例集はビジネスの現場でよく利用されているビジネス文書についてコピペして使えるように整えた情報サイトです。文章を書くときのワンポイントもまとめています。お役に立てば幸いです。
経費精算申請書
出張費、交通費、備品購入費、会議費などを会社へ精算申請するときに、金額、用途、証憑、税区分を整理して提出するための文例です。
経費精算申請書は、従業員が立て替えた費用や会社経費を精算するための社内文書です。紙の領収書だけでなく、PDF領収書、クレジットカード明細、電子レシート、交通系ICの利用履歴なども増えているため、社内規程と電子帳簿保存法に沿って証憑を保存します。
インボイス制度により、取引内容によっては適格請求書発行事業者の登録番号や税率区分の確認が必要になる場合があります。経費精算では、日付、支払先、用途、金額、費目、参加者、承認者、添付資料をそろえ、私的利用と業務利用が混ざらないようにします。
書き方のポイント
- 日付、支払先、用途、金額、費目、支払方法を分けて記載する
- 領収書、請求書、利用明細、訪問予定表などを添付する
- インボイス登録番号や税区分の要否を社内ルールに従って確認する
- 出張・会議・接待などは、目的や参加者を明確にする
経費精算で確認したいこと
- 支出日、支出先、金額、利用目的、参加者を記録しているか
- 領収書や請求書がインボイス制度に必要な記載を満たしているか
- 電子データで受け取った証憑を、社内ルールに沿って保存しているか
- 私用分、ポイント利用、立替払い、交通系IC利用を分けて説明できるか
経費精算は、申請者の記憶が新しいうちに出すほど確認が楽になります。月末にまとめる場合でも、領収書の撮影、利用目的のメモ、同席者の記録をその日のうちに残しておくと差し戻しを減らせます。
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経費精算申請書の文例
2026年○月○日
経理部殿
営業部
山田 太郎 印
経費精算申請書
下記の通り、業務上必要となった費用を立て替えましたので、精算をお願いいたします。
記
1.支払日：2026年○月○日
2.支払先：○○交通株式会社
3.費目：交通費
4.用途：○○株式会社との商談訪問
5.金額：3,600円
6.添付資料：領収書、訪問予定表
以上、社内規程に基づきご精算くださいますようお願いいたします。
以上