取引先を会食に招待する方法｜店選び・日程調整・案内メール
会食の準備では、予約の早さより先に、目的、参加者、予算、費用負担、社内承認をそろえます。相手へ連絡した後で承認が下りない、条件を変更する、といった事態を避けるためです。
招待前のチェックリスト
- 会食で確認・共有したい目的を一文にする。
- 参加者と役割を決め、必要以上に人数を増やさない。
- 接待・贈答規程、予算、承認者、支払い方法を確認する。
- 相手企業に会食参加や費用受領の制限がないか尋ねる。
- 候補日を複数用意し、無理に都合を合わせてもらわない。
日程調整メールの例文
件名：会食日程のご相談（株式会社○○・山田）
株式会社△△
佐藤様
いつもお世話になっております。株式会社○○の山田です。先日のプロジェクト完了のお礼と今後の運用についての情報交換を兼ね、弊社負担でお食事の機会を設けたく、ご連絡しました。
次の日時でご都合はいかがでしょうか。
・8月18日（火）12時から
・8月20日（木）18時30分から
・8月25日（火）12時から
ご都合が合わない場合や、会食への参加が難しい場合は、どうぞお気遣いなくお知らせください。召し上がれない食材や会場について配慮が必要な点がございましたら、あわせてお知らせいただけますと幸いです。
「ご都合が悪ければ別日を」と書くだけでなく、会食そのものを辞退できる表現にします。費用を招く側が負担するなら、曖昧にせず伝えます。
店選びの比較項目
| 項目 | 確認内容 |
|---|---|
| 食事 | アレルギー・食事制限への対応可否、メニュー変更、飲酒しない人の選択肢 |
| 場所 | 双方からの移動、駅・建物からの道順、雨天時、帰宅手段 |
| 座席 | 会話しやすい音量、禁煙、段差、椅子・座敷、荷物置き、化粧室 |
| 業務 | 周囲へ会話が漏れにくいか、個室料、時間制限、領収書・請求書 |
| 変更 | 人数・コース変更の期限、キャンセル料、遅刻時の取扱い |
「個室」でも壁や扉が薄く、隣席へ声が聞こえることがあります。機密情報を扱う必要があるなら、会食前後の会議室で確認し、店内では話題を限定します。
日時・店が決まった後の案内メール
件名：8月20日会食のご案内（株式会社○○・山田）
日時：2026年8月20日（木）18時30分から20時30分まで
会場：レストラン○○（東京都○○区、○○駅A1出口から徒歩3分）
予約名：株式会社○○ 山田
参加者：貴社2名、弊社2名
費用：弊社にて負担いたします
当日連絡先：090-0000-0000
当日は入口付近でお待ちしております。人数や食事上のご希望に変更がございましたら、8月18日までにお知らせください。
店のURLだけに頼らず、建物名、階、最寄り出口、予約名、終了予定、当日連絡先を書きます。カレンダー招待を使う場合も、本文に必要事項を残します。
前日確認と変更対応
- 店舗へ人数、コース、席、食事対応、会計方法を再確認する
- 相手には変更点がなければ短い確認にとどめる
- 体調不良や交通障害では、キャンセル料より安全を優先する
- 店や日時を変更したら、メールだけでなく到達確認をする
最終確認日: 2026年7月28日