配慮相談の面談記録の書き方｜本人の希望・代替案・共有範囲の文例

配慮相談の面談記録は、本人の困りごと、希望、検討した対応、次の約束を残すための社内文書です。診断書の代わりや、本人に権利を放棄させる同意書として使うものではありません。以下は自社用に調整する一般的な文例です。

記録する前に決めること

面談の目的、閲覧する担当者、保存先と保存期間の社内ルールを確認します。健康情報は必要な範囲に絞り、詳しい医療情報と業務調整の記録を分けます。本人が話した内容と会社が確認した事実、まだ決まっていない案を混ぜないことが基本です。

コピーして編集できる記録文例

件名：業務上の配慮相談・面談記録

面談日時：［年月日・時刻］
参加者：［本人・担当者］
記録者：［氏名］
取扱区分・保存先：［社内ルールに沿って記載］

困っている場面：［本人の説明／確認済みの事実を区別］
本人が希望すること：［方法・頻度・時期］
検討した案：［希望案・代替案・確認が必要な条件］
決定した対応：［担当・開始日・実施期間］
未決定事項：［確認担当・回答予定日］
共有範囲：［誰に、何を、何の目的で共有するか］
本人への確認：［記録の内容を確認した日／修正事項］
次回の見直し：［年月日・確認すること］

連絡先：［勤務先の窓口・利用できる連絡方法］

記入例：会議の口頭指示を整理しにくい場合

本人の説明：会議中に複数の依頼が出ると、優先順位を整理しにくい。
希望：会議前に議題、終了後に担当と期限を文字で確認したい。
決定：進行役が議題を前営業日までに共有。担当と期限は議事録で確認する。まず2週間実施。
未決定：急な依頼の通知方法は金曜日までに上司が案を示す。
共有：チームには議事録の運用だけを説明。健康情報の詳細は記載・共有しない。
見直し：2週間後、依頼の漏れと本人の負担を確認する。

避けたい記録と直し方

避けたい記録	問題	直し方
わがままな要求だった	評価語で事実が分からない	本人が希望した対応と、検討条件を書く
配慮はできないと説明済み	検討経緯が追えない	困難な理由、代替案、本人の意見を分ける
全員へ周知することに同意	情報と相手の範囲が曖昧	共有する内容・相手・目的を限定して確認
本人も了解したので終了	実施後に変化した支障を拾えない	見直し日と再相談の方法を残す

送付・保存前の確認

氏名・日時・回答期限・担当に誤りがないか。
決定事項と検討中の案が区別できるか。
不要な病歴や家族の個人情報を書いていないか。
メールの宛先、共有リンクの権限、添付ファイル名を確認したか。
本人が訂正を求める連絡先と、次の確認日があるか。

同意を求める場合も、包括的な情報共有や法的権利の放棄を求める文面にしません。医療判断は主治医・産業医等の所定の資料、紛争や法的な判断は人事・専門家への確認を別に行います。

研修での使い方

2人1組で架空の相談を聞き、希望と決定事項を別々に書きます。記録を本人役へ返し、「話していない推測が入っていないか」「次に誰が動くか」を確認します。書類を完成させることより、相談後の対応を実行することが目的です。

根拠・確認先

最終確認日：2026年9月15日。制度の適用は対象者・業務・企業の条件を確認してください。