新人向け電話・メール実務カードと場面判断クイズ
新人本人と教育担当者が同じ確認項目を使い、一般的な作法と自社ルールを分けて練習します。下のカードは印刷して自社の連絡先・承認者・対応範囲を書き込めます。
電話対応・初日チェック
- 自社名と自分の名前を名乗る
- 相手の会社名・氏名・用件を復唱する
- 担当者の在席を確認し、不明な時刻を約束しない
- 折り返し先、優先度、伝言先、受電時刻を残す
- 電話後に担当者へ渡し、受領を確認する
自社の保留・転送方法：＿＿＿＿＿＿ 不明時の相談先：＿＿＿＿＿＿
メール送信前カード
- 宛先・CC・BCC、敬称、添付先を確認する
- 件名で用件が分かるか確認する
- 日付・金額・期限・依頼事項を照合する
- 機密・個人情報と送信権限を確認する
- 相手が次にすることが明確か確認する
自社の承認者：＿＿＿＿＿＿ 誤送信時の連絡先：＿＿＿＿＿＿
1週間の基礎練習
- 1日目：名乗り、復唱、伝言メモ
- 2日目：不在時と名前の聞き直しをロールプレイ
- 3日目：宛名・件名・添付の送信前確認
- 4日目：催促・日程変更の文面を事実から作る
- 5日目：実務例を教育担当者と照合し、迷った場面を社内ルールへ反映
練習日：＿＿＿＿ 担当者：＿＿＿＿ 再確認する場面：＿＿＿＿
5つの場面で判断を確認する
正解数だけでなく、理由と会社ごとの運用を確認してください。
自社固有の電話転送、承認、個人情報の扱いは空欄に記入してください。