ビジネスマナー講座

複数の関係者にメールや文書を書く際に「各位様」という表現を付かされる方が散見されます。そもそも「各位」とは、「おのおのがた」＝「皆様方」という意味です。各位に様をつけるということは皆様様と変な日本語になってしまいます。

ビジネス文書やメールでは、○○様とかかれる場合と○○殿とかかれる場合があります。では、「様」と「殿」はどのようにして使い分ければよいのでしょうか？原則として、様はオールマイティであるのに対して「殿」は目下の人に対する敬称といわれています。

一般には、
「様」
口語・文書の両方で利用可能。オールマイティで目上・目下・社外に関わらず利用可能です。

「殿」
口語では基本使用しません。文書でのみ利用されます。官公庁などの発行文書の場合は普通「殿」付けとなります。口語で「○○殿」などというと馬鹿にしているようい聞こえるので注意しましょう。

よくビジネス文書や口語において「社長様は○○」「山田専務様」というように「役職名」＋「様」「殿」といった使い方をしている場面に出会うことがあります。これは言葉遣いとしてはNGな表現です。

そもそも「社長」「専務」「常務」「部長」などの役職名には敬称が込められています。電話応対などでも、「山田専務はいらっしゃいますか？」と尋ねられた場合に「山田専務はただいま不在です」などという応対はNGであるように、（本来は山田は不在です。または、専務の山田は不在です。とする。身内に敬称は使わないのがマナー）役職名には敬称が含まれているのです。