ビジネス文書Q&A
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上司が作ったビジネス文書が変だと思うのですが、ど …

2009年03月07日 Q.質問
上司が作ったビジネス文書が変だと思うのですが、どう指摘すればよいでしょうか。私は提出文書の体裁は細かいことが気になってしまうんです。国文科卒だし、伝統文化系の団体で恩師にお礼状を書く担当だったりしたので・・・書式にうるさい大企業数社で働いたこともあります。ですが今の会社はベンチャー体質で2、30代がほとんどなせいか古めかしいビジネス文書に慣れていないんです。提出文書は誰かが確認することになっていますが、ほぼ毎回「うーん?相手に失礼ってほどじゃないし、内容はわかるけど、なんか変・・・」って思うんです。でも文章や見栄えは個人の感覚もあるので、よほどでないと指摘していません。今回は形式的におかしいと思って「違和感があるんですが・・・」と言ってみたのですが、「これで大丈夫なはず」と言われてしまいました。皆様、この文書を見てどう思われますか。↓↓↓↓拝啓 貴社ますますご盛栄のこととお喜び申し上げます。平素は・・・(略)さて、■■につきまして下記のとおり変更となりましたのでご案内いたします。ご迷惑をおかけしますが宜しくお願い申し上げます。 記 ←←←←(センタリングされてます) ○○○○○○ ○○○○○○ 以上 ←←←←(右寄せされてます)ご不明な点がございましたら(会社名・担当部署名)までお問い合わせください。今後ともご愛顧のほど宜しくお願い申し上げます。 敬具 ←←←←(右寄せされてます)1)「以上」のあとに「敬具」はおかしいのでは。「ご不明な点~敬具」を「記」の前にもってきて、いったん文章を締めたほうがいいですよね?2)おかしいのであれば、どのように伝えればよいでしょう? 上司には1)のように確認ぽく言ってみましたが、「敬具は拝啓に対してだから、まちがってない。WORDで作ると記のあとに以上が出てくるでしょ。そのとおりにしてる」とのことです。WORDは機械的だからそんなに信用できないですよー。と軽く言ってみたんですけどダメでした。ほかに指摘したところは自分でもネットのマナー集とか調べて直すことにしたみたいですけど、部下からは何度も言いづらいことなので困ってます。私が作った文書を直されたこともあるので、もともと文章感覚が違う人なんですよね。同僚たちもあまり気にしないタイプだし、この上司の文書が見本になって続いていくかもしれません・・・まちがってるなら恥ずかしいので次はなんとか直したいです。ご意見よろしくお願いします。
2009年03月07日 A.回答
それ すんごく分かります!私の会社も 文書変ですもん(汗)私は 間違いだと思ったことは言わないと気が済まないタイプなのででも、露骨に「ここは こうです」とは さすがに言えないですから(笑)一般的に 第三者の目として ネット等で テンプレートを見せて 「こういう形式がいいと思いますが」とソフトに自分を殺して言っています。。。今、やっと 3年目に入り 「この文書おかしいところは直してもらっていいから」と言われるようになりました!ながぁい道のりでしたが、やはり男性やプライドの高い女性とかは直接言うより 第三者的の意見として そういうひな形を見せる方が感情的にもならないし すんなりいくのではと思います。(私も時間かかりましたが 汗;)根気よく 向ってください!(^^)!笑顔で 淡々と(笑)
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