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私は4月から病院で事務補佐のアルバイトをしていま …
2006年04月21日
Q.質問
私は4月から病院で事務補佐のアルバイトをしています。実は当院の先生宛に一般の方から受診希望の手紙が来たのですが、どんなふうに返事を書けばいいのかわからず困っています。返事の内容としては「○○先生は○曜日の担当なのでその曜日だったらいつでも来て下さい」というようなことを書きたいのですが、どんなふうに書き始めたらいいのかわかりません。届いた手紙には先生のことを絶賛する内容が書かれていたのですがその事についてお礼の文を入れたりした方がよいのか、それともビジネス文書のような堅い文面で受診の案内だけをすればいいのか。まわりの事務員さんに聞いても「あなたが頼まれたんだからあなたが考えて書いたら?」って感じで教えてもらえません。患者さんに失礼があっても困るので何かいい文例があったら教えていただけませんか?宜しくお願いします。
2006年04月24日
A.回答
病院で事務をしている者です。まず、その先生にその手紙を見せましたか?その先生からあなたに、お礼の手紙を書くように直接指示があったのでしょうか?もしないとしたら、勝手に事務方で判断してお返事を書くのはどうなんでしょうか。後日その患者さんが来院された時、先生と話が合わなくて困ると思います。患者さんにも失礼ですし。あくまで、先生の指示で動く方がいいと思います。もし、指示があったのなら、あくまでドライにお返事するだけでよいと思います。出だしは、このたびはお手紙ありがとうございます。くらいでよいのでは。その後普通に、何曜日に来てくださいと書けばよいでしょう。あと、先生は確かに手紙を読んでることもお伝えしてあげると親切かもしれませんね。お礼は先生が自分で言うでしょう。あなたはメッセンジャーとしての責務を果たせばいいだけだと思いますよ。周りの事務員さんが助けてくれないのはつらいですね。