手紙のビジネスマナーQ&A
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ビジネスマナーについて、質問です。こういう時はど …

2010年07月22日 Q.質問
ビジネスマナーについて、質問です。こういう時はどうすれば良いでしょうか?私は小さな会社で事務をしています。従業員60名の会社で、その中で13名の支所で勤務しています。男6、女7で、私は一番年下(26歳)で下っ端です。勤務は2年、私より後から入っている人もいますが、みな年上です。私の仕事で「営業が取ってきた仕事の契約書を作成」する事が有ります。そして作成した契約書を営業(仕事を取ってきた人)に確認してもらい、発送します。営業は3人おり、その中の1人(T主任。31歳の妻子あり)の人に確認してもらい、「これでOK」と書類を渡された時「これも一緒に送ってくれ」とT主任が先方の担当宛に書いた手紙を渡されました。が・・・この手紙が何と、その辺の文房具屋で売っているような付箋(7cm角で黄色い何の変哲もない物)にミジンコみたいな小さい文字を赤ペンでビッシリ・・・という物。私が作成した送付状(しっかりと先方の担当者の名前や挨拶文などを印刷した用紙)にペタッと貼っているんです。内容は普通の手紙なのですが、先方の担当者に出す手紙を赤文字で、しかも付箋って・・・とビックリしてしまいました。思わず「このまま出すんですか?」と聞いたのですが、「うん、このままでいいよ。分かりやすく書いたから」と自信満々。これが社会人10年目の営業、しかも主任がする事か・・・。一番下っ端である私が「それは失礼ですよ」と言うべきか迷ったのですが結局言えず、かと言ってそのまま出すわけにもいかず、悩んだ末に私が作成した送付状にその文章そのまま打ちこんで作成し直しました。しかしこのT主任は毎回黄色の付箋に真っ赤なペンでミジンコをビッチリ敷き詰めた手紙をペタッと貼って「これも一緒に入れて」と言い、そのたびに葛藤しつつ私が黙って打ち直して送ってます。私が送る場合は良いのですが、他の人が一緒に送るよう頼まれる場合や、T主任自ら郵送する事もあるので、その時はあの付箋を送っているのでは・・・と思い、他の上司(N主任。30後半、妻子有、T主任の上)に聞いてみたところ「え、それダメなの?いいんじゃない」・・・。他の事務の先輩に聞いても「面倒くさいからそのまま送ってる」と言われました。これって非常識ですよね?会社自体の常識を疑われる気がするのですが・・・。と言っても私の会社は他にも非常識な事が多々まかり通っているのでこれだけを直しても意味ないのですが。こういう時、今まで通り黙って直しますか?注意しますか?
2010年07月28日 A.回答
問題で、どうしても譲れないのは「赤ペン」という点だけですね。それ以外は、まあ、それなりに親しい取引先・担当者なら、目くじら立てることではないと思います。「ミジンコみたいな文字」のほうは、まあ、「ペン字の練習したら? いい大人がみっともない」という話で、ビジネスマナーからはややずれると思います。 赤ペンだけは何とかして貰ったほうがいいでしょうね。(何せ、送付状ではなく、社印を押した契約書本体までボールペンでクシャクシャと文字訂正する非常識な上司を見ていますので……(^^;)。)
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