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会社のFAXの統一書式を作って欲しいと上司に頼まれ …
2009年03月11日
Q.質問
会社のFAXの統一書式を作って欲しいと上司に頼まれました。 会社のロゴ以外に、会社のイメージを表現するイラストを挿入したいと思ったのですが、ビジネス文書のルールに反していますか? 教えてください!それから、FAXの文書は、時候の挨拶を入れたほうがいいのでしょうか。いれない場合も「前略~草々」と頭語・結語を入れるのがマナーでしょうか。あわせて教えてくださいっ。
2009年03月12日
A.回答
FAXを送る相手は取引先もあれば官公庁もあるでしょう。 そのように頼まれたのでもない限り、イラストなど余計なものは挿入しないほうが良いです。個人の手紙やFAXなら問題ないことでも、それが会社全体の格を表すことになるので、ビジネスレターの原則は守るべきでしょう。 FAXの文書というのは、カバーレターに書く文書のことでしょうか、それとも本文の書き出し部分のことでしょうか。 前者だとすればいつの季節にも共通して使えるよう、また宛先(送達先)、枚数などの必要情報を中心にできるだけ簡略にするのが良いですし、後者でもFAXの場合は手紙のような時候の挨拶は不要と考えます。「いつもお世話になっております。 さて、ご依頼の件につき、次の通り・・・・」とか、すぐに本論に入ってかまいません。