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ビジネスマナーについて二つ質問があります。①来客 …
2009年12月10日
Ｑ．質問
ビジネスマナーについて二つ質問があります。①来客対応について会長に来客があった時、「少々お待ちください」と言ってお客様に待っていただいて会長室に行き、「○○様がお見えです」と会長に伝えてからお客様を案内するようにしていました。ところが、最近新しく入られた嘱託さんは、会長に一言声を掛けることをせずに、お客様に名前を伺ったりもせずに、「どうぞ」と会長室に案内していました。その嘱託さんは40代の方で、色々なところで勤務された経験のある方です。私の対応はお客様に対して失礼なのでしょうか。②FAXについて「△△課の××さんにFAXしたのですが、届きましたでしょうか。」FAX送信後、必ず確認の電話をする方がいらっしゃいます。私はいつも送りっぱなしなのですが、確認の電話はするべきでしょうか。また、「××さんに、『FAX届いたのでありがとうございました』とお伝えください。」と毎回電話をくれる方がいらっしゃいますが、これも必要なのでしょうか。ビジネスマナーに疎いもので…ご回答よろしくお願いします。
2009年12月25日
Ａ．回答
①職場個々にマニュアルがあっていい領域といえ、下手に検定試験の教科書などを参考にしない方がいいと思います。ご質問のケースにおいても、当の会長氏がご機嫌の良いとき・良くないときの差が激しい方とかで、「ワシの了解もないうちから勝手に通すな」ということをよくおっしゃる方なら、いままで通りの作法を守ることこそが一番手堅い方法となります。一方会長氏に来客を告げたら、何時の事情でも必ず会うという流儀の方であるなら、今後は新しい嘱託さんの方法でも一向に差し支えがないから検討の余地があることになります。ただし、この嘱託さんは経験豊富だからそうしているというより、過去の職場では「了解を得ずお通しする」ことが第一の流儀という条件で長くお勤めになったからそうしているまでで、正解かどうかは質問者さんの職場が決めることです。なぜなら、その方だって「このやり方でいいですね？」と聞いてこられているわけでないわけですので（苦笑）②25年も30年も前、やっと職場に普及し始めた頃のFAXは、FAX番号でない宛て先にダイヤルしても送ったことになってしまうメカ仕様でしたから、古い方はFAXを送っても不安で確認の一つもしたくなるのは仕方がなかったんですね（苦笑）ですが、いまどきのFAXのメカにそういうことはないですから、送信時に錯覚して全く別の宛て先に送ってしまっている可能性だけなんですよね、心配の必要性としては。ですので、先方に届いたかどうかの確認は「自分の仕事に自信がない表れ」でしかなく、一方で届いたことの連絡は「してもしなくても問題なし」だと思います。※内容の重要度・緊急度で区別するのがより正解とも・・・
