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手紙形式のフォーマット

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手紙形式のフォーマットについての書き方や書くときのワンポイントを紹介しています。文例はご自由にご利用ください。

手紙形式のビジネス文書は原則として、年賀状や取引のお礼状などの取引とは直接関係なく、相手に対して何か見返りや行動を求めるものではない場合に使われることが多くなっています。相手に対して何かを通知する場合は文書形式を使用します。どちらかといえば私信に近い形式となります。

なお、手紙形式の文書を送る場合は、できるだけ手書きの方が好ましいと考えます。文書形式の場合は読みやすさ、内容の明確さが必要になるため、ワープロ、パソコンによる文書出力が望ましいのですが、手紙形式の場合は相手に感謝やお詫びの気持ちを伝えることが多いはずですので、できれば手書きで書くようにしましょう。

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手紙形式のビジネス文書の書き方

(1):前文
頭語、時候の挨拶、感謝の言葉などで構成します。「例)拝啓 仲秋の候 時下益々ご清栄のことと心よりお喜び申し上げます。先日はなにかとご迷惑をおかけいたしまして申し訳ございませんでした。」
1-1.頭語
1-2.時候の挨拶
1-3.感謝の慣用句謝罪の慣用句

(2):本文
お礼の内容や、お詫びとなる内容などを記載します「例)先日は、お忙しいにもかかわらずご面談の機会を賜りましてまことに有難うございます。また、○○について大変興味深いお話をいただきまして大変参考となりました。つきましては、○○についての資料をご用意いたしましたので、来週お電話でご連絡差し上げまして、ご都合のよろしいお時間にお持ちさせていただければと思います。」

(3):末文
手紙形式の場合は必須となります。末文の慣用句を記載します「例)取り急ぎ、お礼まで。末筆ながら貴社の益々のご隆昌をお祈り申し上げます。」(文末の慣用句

(4):日付
手紙形式の場合、漢数字を用います。「例)十月十二日」

(5):発信者名
手紙形式の場合は、最後に記載します。日付の後に書きますが、発信者名は手紙において左下の部分に書くようにします。また、文字は少し小さめに書くようにします。

(6):宛名
手紙形式の場合、発信者名の後に記載します。左上の部分に書くようにします。また、文字は発信者名よりおおきく記載します。

 

 

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