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電子メールと添付ファイルのマナー

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TEntryTitle$>についてのマナーなどを紹介していきます。

電子メールの中でも便利な機能が「添付ファイル」です。これは電子メールにword(ワード)やexcel(エクセル)といったファイルをメールと一緒に送ることができるというものです。しかし、この添付ファイルはむやみに使うと相手に迷惑を掛けてしまう場合がありますので注意が必要です。

ここでは、電子メールで添付ファイルを送る際に注意すべき点と具体的な対策について説明していきます。

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添付ファイルを送る時の注意点

添付ファイルとは、電子メールに他のデータを一緒に添付しておくる際の、ファイルのことです。通常電子メールはテキスト(文字)のみを送りますが、添付ファイル機能を使えば、Wordやエクセル、画像などその他のデータもメールで一緒に送ることができます。

このため、添付ファイルはビジネスの現場でも広く用いられています。一方で添付ファイルは場合によっては相手に迷惑をかける場合もあります。

1.容量が大きすぎるとダウンロードに時間がかかる
添付できるからといって大容量の添付ファイルを送った場合、相手に多くのデータをダウンロードさせることになります。相手が急いでメールをしたい場合など、大容量メールを送ると迷惑になる場合があります。

2.添付ファイルは面倒
送っているあなたは、明確な目的があって添付ファイルを送っているのかもしれませんが、受信するほうからしてみたら、わざわざメーラー(メール受信ソフト)だけでなく、別のプログラムを起動しなければならない添付ファイルは実はかなり面倒です。


添付ファイルを送るときの最低限のマナー

まず、原則として相手から要望があった場合やどうしても必要な場合を除いては原則として添付ファイルは使うべきではありません。使うのであれば、それが「どうしても必要な場合」です。

以下は、その前提で添付ファイル使用時のビジネスマナー(ビジネスの場以外でも重要なマナーです)を説明します。

1.大容量の添付ファイルを送る場合は事前通告を!
大容量の添付ファイルは相手のメール受信を妨げてしまいます。大容量のデータを送る必要がある場合には、事前に相手に確認をしましょう。また、必要に応じてデータを分割したり、容量をできるだけ小さくしましょう。

2.添付ファイルをご覧くださいは絶対にNG
例えば、伝えたい情報があって、それが添付ファイルを見れば一目で分かる場合であっても本文が「添付ファイルをご覧ください」のみはNGです。
こうした場合でも、「これこれこういう理由でこういった情報を添付しています」とどんなデータが添付ファイルに入っているのかを明確にしましょう。

3.添付ファイルをつけていることを本文中に記載する
ウイルスメールはあなたの知らないうちにメールに添付ファイルとして別の人に送られていることがあります。そのため、メール本文に添付ファイルがあることがしっかりとかかれていないと受信者は添付を見ないかもしれません。
そのため、しっかりと、○○.docファイルを添付しています。とファイル名を本文中に書いた上で添付するようにしましょう。

 

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