ビジネスメールの基本とマナー

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ビジネスメールの基本では、ビジネスの現場で電子メールを利用する際に心がけておきたい、ビジネスメールの基本的なポイントや書き方などを分かりやすく解説していきます。ビジネスメールの基本は「わかりやすさ」です。多い人は一日に何百通ものメッセージ(メール)を受け取るわけですから、こうした基本を抑えておくことがポイントです。

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ビジネスメールを送る際の注意点

・タイトルは完結かつメール全体の内容がわかるように
多くの電子メール送受信ソフト(メーラー)では、メールのタイトルしか表示しない場合があります。こうした場合「昨日の件」とか「ありがとうございます」などのタイトルでは送られてきた相手は何のメールなのかが分かりません。最近はこうしたタイトルのスパムメール(いたずらメール)も多いので、場合によっては見ないで消されることもあります。
こうしたことを予防するためにも、ビジネスメールにおいてはメールのタイトルを見ただけで、誰からのどんなメールなのかわかるようしましょう。例えば「(商品名)の追加注文における見積書」のようにしておけば、メールを受け取った相手も誰からのどんなメールなのかが一目で分かります。


・送信者名は日本語で
電子メール送受信ソフト(メーラー)では、発信者の名前を登録しておくことができ、受け取った相手にもその名前が表示されます。この時、格好いいかもしれませんがアルファベットなどにすると、送られてきた相手は誰からのメールなのかが分かりにくくなります。送信者名は日本語で登録しておくことをオススメします。
ダメな例):abc@example.com (Taro Yamada / ABC corporation)
良い例):abc@example.com (山田太郎 / 株式会社ABC)


・だらだらと文章を書かない
ビジネスメールは基本お手紙ではありません。延々と文字を書いても気持ちは伝わりにくいものです。(そうしたメールを送りたいのなら直筆の手紙としてお礼状を送りましょう)
ビジネスメールの場合短すぎるからマナー違反ということはありません。逆に、何を言いたいのか分かりにくいメールの方がマナー違反といえます。
ただし、いきなり本題はやりすぎですので、以下のような一言程度の挨拶とメールの末に一言入れましょう。
序:いつもお世話になっております。○○の山田です。
序:先ほどはお電話ありがとうございます。○○の山田です。
終:今後ともよろしくお願いいたします。
終:くれぐれもご自愛ください。
終:○○の件楽しみにしております。  など。


・PCの文字は誤解を生みやすいと理解しておく
PCや携帯などの無機質なテキスト文字の場合、場合によっては言葉の裏側を悪い方に捉えられたりする恐れがあります。
例えば、口で「違います」という場合は、イントネーションや抑揚などによって様々に使い分けができますが、PCの場合「違います」というテキストのみになります。こうしたものは相手の捕らえ方によって極端にネガティブに捉えられることもあるので注意が必要です。特に、否定的・ネガティブな言葉を使うときは、「クッション言葉」などを利用して誤解を生まないようにしましょう。

 

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